Stok Takibi Nasıl Yapılır? Beş Adımda Kurulum

Stok takibi, deponuzdaki her ürünün miktarını ve değerini hareketlerden türeterek her an bilmektir. "Şu an kaç adet var?" sorusuna kayıtlara bakarak cevap verebiliyorsanız stok takibiniz vardır; rafı saymak zorunda kalıyorsanız yoktur.

Önce karar: ne takip edilecek?

Her işletme her ürünü aynı hassasiyetle takip etmek zorunda değildir. Klasik ayrım şudur:

• Yüksek değerli / az sayıda ürünler: tek tek, seri numarasına kadar takip edilir.
• Orta grup: miktar ve maliyet takibi yeterlidir.
• Ucuz sarf malzemeleri: dönemsel sayımla yönetilir; her hareketi kaydetmenin maliyeti faydasından büyüktür.

Bu ayrımı yapmadan "her şeyi takip edelim" demek, üç ay sonra hiçbir şeyin takip edilmemesiyle sonuçlanır.

Adım 1 — Stok kartlarını temizleyin

Sağlam takibin şartı tekil karttır. Başlamadan önce şu üç kontrolü yapın:

1. Mükerrer kart var mı? "Vida 4x40" ve "4x40 vida" iki ayrı karttır ve ikisi de yanlış bakiye gösterir.
2. Kodlar tekil mi? Boş bırakılan stok kodu, sonraki bütün eşleştirmeleri bozar.
3. Birimler doğru mu? Kutu alıp adet satıyorsanız çevrim oranı kartta yazılı olmalı.

Adım 2 — Açılış stoğunu girin

Sisteme geçiş günü elinizde ne varsa bir kerelik açılış sayımıyla girilir. Açılış miktarını girerken birim maliyeti de girin: maliyetsiz girilen açılış stoğu, ilk satışta kârı olduğundan yüksek gösterir.

Açılış tarihi, geçmişe dönük fatura girecekseniz o faturaların tarihinden önce olmalıdır. Aksi hâlde ürün "eksiye düşmüş" görünür.

Adım 3 — Her hareketi belgeye bağlayın

Stok bakiyesi elle düzeltilmez, hareketle değişir:

Bu tablodaki her satırın karşılığı yoksa, eksik olan miktar er ya da geç "kayıp" olarak görünür. En sık kaçan üçü: numune, personel kullanımı ve kırılan mal.

Adım 4 — Sayım ritmini kurun

Yılda bir kez yapılan büyük sayım, farkı bulur ama sebebini bulmaz. Bunun yerine döngüsel sayım yapın: her hafta birkaç ürün grubu. Fark küçükken sebebi hatırlanır.

Adım 5 — Uyarıları açın

Takibin amacı rapor üretmek değil, zamanında karar verdirmektir. En az iki uyarı kurulmalı: kritik seviyenin altına düşen ürünler ve uzun süredir hareket görmeyen ürünler. Birincisi satışı kurtarır, ikincisi parayı.

Excel ile olur mu?

Tek depo, birkaç yüz kalem ve tek kişi çalışıyorsa olur. Şu üçünden biri varsa olmaz: aynı dosyayı iki kişinin açması, aynı ürünün birden fazla depoda bulunması, maliyetin fatura fatura takip edilmesi gerekmesi. Ayrıntısı: Excel ile ön muhasebe.

Kısa kontrol listesi

• Mükerrer kart yok, her ürünün tekil kodu var
• Açılış stoğu maliyetiyle girildi
• Her giriş-çıkışın bir belgesi var
• Döngüsel sayım takvimi kuruldu
• Kritik seviye uyarısı açık
• Ay sonunda stok değeri ile muhasebe kaydı karşılaştırılıyor