Stok Takibi Nasıl Yapılır? 7 Adımda Doğru Kurulum
Stok takibi, deponuzdaki ürünlerin miktarını ve değerini her an bilmenizi sağlayan sistemdir. Kulağa basit gelir ama uygulamada en çok aksayan konulardan biridir; çünkü stok, satış ve satın alma süreçlerinin ikisine birden bağlıdır.
1. Ürün kartlarını doğru açın
Her ürün için tek bir kart olmalı. Aynı ürünü iki farklı isimle açmak ("Vida M8" ve "M8 vida") stok raporlarınızı bozar. Kart açarken şunları netleştirin: ürün kodu, birim, KDV oranı, alış ve satış fiyatı.
2. Birimleri baştan belirleyin
Adet mi, kilogram mı, metre mi? Sonradan değiştirmek geçmiş kayıtları anlamsızlaştırır. Toptan ve perakende farklı birimlerle satıyorsanız çarpan tanımlayın; "1 koli = 12 adet" gibi.
3. Açılış sayımı yapın
Sisteme geçtiğiniz gün fiziksel sayım yapın ve gerçek miktarları girin. Bu adımı "sonra düzeltirim" diye atlarsanız, aradaki fark aylarca peşinizi bırakmaz.
4. Giriş ve çıkışları belgeye bağlayın
Stoktan ürün, ancak bir belgeyle çıkmalı: fatura, irsaliye ya da sarf fişi. "Elden aldık, sonra girerim" alışkanlığı stok takibini bitiren şeydir. Ön muhasebe programı kullanıyorsanız fatura kesildiğinde stok kendiliğinden düşer; bu yüzden faturayı geciktirmeyin.
5. Kritik stok seviyesi tanımlayın
Her ürün için "bu seviyenin altına düşerse sipariş ver" eşiği belirleyin. Basit bir hesap: günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) × 1,5 güvenlik payı. Günde 10 adet satıyorsanız ve tedarik 6 gün sürüyorsa kritik seviye 90 adettir.
6. Düzenli sayım takvimi kurun
Yılda bir kez tüm depoyu saymak yerine, devirli sayım yapın: her hafta ürünlerin bir bölümünü sayın. Böylece hem işi durdurmazsınız hem farkları erken yakalarsınız. Hızlı hareket eden ürünleri daha sık sayın.
7. Fark çıktığında sebebini arayın
Sayım farkı normaldir ama kaydedilmeden kapatılmamalıdır. Fark tekrar ediyorsa sebebi genelde şunlardan biridir: fatura kesilmeden yapılan teslimat, iade sürecinin kaydedilmemesi, fire veya hurdanın işlenmemesi, ya da ürün kartı karışıklığı.
Hangi yöntem size uygun?
Sürekli (perpetual) yöntem: Her hareket anında işlenir, stok her an günceldir. Ön muhasebe programı kullanan herkes için önerilir.
Dönemsel yöntem: Stok yalnızca dönem sonunda sayımla belirlenir. Ürün çeşidi az ve hareketi düşük işletmeler dışında önerilmez.
Özetle
Stok takibinin sırrı karmaşık formüller değil, disiplin: her hareket belgeye bağlansın, her belge aynı gün sisteme girsin. HesapX’te fatura ile stok birbirine bağlı çalışır, kritik seviyeye düşen ürünler listede öne çıkar. Ücretsiz deneyin.