Çok Depolu Stok Yönetimi: Transfer, Rezerve ve Sayım

Bir depodan ikiye geçmek, stok takibinde miktarı ikiye katlamaz — soruyu değiştirir. Artık "kaç adet var?" yetmez; "nerede, ne kadar var ve hangisinden satıyorum?" diye sormak gerekir.

Depo ne zaman ikiye çıkar?

Genellikle bunlardan biriyle: ikinci bir şube, ayrı bir sevkiyat ambarı, kendi aracınızdaki mobil stok, konsinye olarak bayide duran mal ya da e-ticaret siparişleri için ayrılmış raf. Fiziksel olarak aynı binada olsalar bile, ayrı yönetilen her alan ayrı depodur.

Ana kural: satış bir depodan düşer

Çok depolu çalışmanın en sık hatası, satışın "genel stoktan" düşülmesidir. Bu durumda toplam doğru görünür ama hiçbir depo doğru olmaz. Her satış, irsaliye ya da fatura satırında hangi depodan çıktığı belirtilerek kaydedilmelidir.

Uygulamada bunu kolaylaştıran şey, kullanıcı bazında varsayılan depo atamaktır: şube personeli fatura keserken depo alanı kendi şubesiyle dolu gelir, seçim hatası kalmaz.

Transfer: iki hareket, tek belge

Depolar arası mal aktarımı, bir depoda çıkış + diğerinde giriş demektir. İkisi tek belgeye (transfer fişi) bağlanmalıdır. Aksi hâlde çıkış yapılıp giriş unutulur ve mal "yolda kaybolur".

Aradaki süre uzunsa (şehirler arası sevkiyat) iki aşamalı çalışın: yola çıktı ve teslim alındı. Böylece yoldaki mal ne çıkış deposunda ne de varış deposunda görünmez; "transfer" durumunda bekler ve sayımda kayıp sanılmaz.

Rezerve stok: satılabilir olan ile elde olan farkı

Depoda 40 adet var ama 15'i onaylanmış siparişler için ayrılmışsa, satılabilir miktar 25'tir. Bu ayrımı yapmayan sistem, aynı malı iki müşteriye söz verdirir. Pratik gösterim:

• Fiziki stok: raftaki miktar
• Rezerve: siparişe bağlanmış miktar
• Satılabilir: fiziki − rezerve

E-ticaret satışı yapıyorsanız bu üçlü zorunludur: pazaryerine gönderilen stok adedi satılabilir olandır, fiziki olan değil.

Hangi depodan sevk edilecek?

Birden fazla depoda mal varsa seçimi kurala bağlayın; kişiye bırakılırsa her seferinde en kolayı seçilir:

• Müşteriye en yakın depo (kargo maliyeti düşer)
• Son kullanma tarihi en yakın parti (fire azalır)
• Stoğu en yüksek depo (dengeleme)

Sayım depo bazında yapılır

Çok depolu işletmede toplam sayım anlamsızdır: bir depodaki fazla, diğerindeki eksiği gizler. Her depo ayrı sayılır, farklar ayrı ayrı incelenir. Sık görülen bulgu şudur: iki depo arasındaki fark birbirinin tersiyse, sebep neredeyse her zaman kaydedilmemiş transferdir.

Konsinye ve emanet mal

Bayide duran ama size ait olan mal, sizin stoğunuzdur ve ayrı bir depo olarak izlenmelidir; satılana kadar sizin bilançonuzdadır. Tersi de geçerlidir: size emanet bırakılan mal sizin stoğunuz değildir, toplam stok değerinize eklenmemelidir.

Başlarken üç adım

1. Depoları tanımlayın ve her birine bir sorumlu atayın. Sahibi olmayan depo tutmaz.
2. Mevcut stoğu depo bazında sayarak açılış yapın; toplamı bölerek dağıtmayın.
3. Transfer fişini zorunlu hâle getirin. "Şuradan şuraya taşıdım" cümlesi kayıt değildir.