Stok takibi rehberi:
sayım, kritik seviye ve maliyet
Stok kartını doğru kurmaktan sayım farkını açıklamaya, sipariş noktasını hesaplamaktan ölü stoğu eritmeye kadar. Her bölümün altında ayrıntılı yazısı var.
Stok takibi, işletmenin en pahalı iki hatasını aynı anda önler: elde olmayan malı satmak ve satılmayan mala para bağlamak. Birincisi müşteriyi kaybettirir, ikincisi kasayı boşaltır. İkisinin de tek panzehiri, sayıların gerçeği yansıtmasıdır.
Bu rehber stok takibini baştan sona anlatıyor: kartların nasıl kurulacağı, sayımın nasıl yapılacağı, kritik seviyenin nasıl hesaplanacağı, maliyetin hangi yöntemle tutulacağı ve stoğun ne zaman “ölü” sayılacağı. Her bölümün altında ayrıntılı yazısı var.
Stok takibi neyi ölçer?
Stok takibi “depoda kaç adet var” sorusundan ibaret değildir. Üç ayrı soruyu birlikte cevaplar:
- Miktar: şu anda elimde ne kadar var, ne kadarı rezerve, ne kadarı satılabilir?
- Değer: bu mal bana kaça mal oldu? Bilançodaki stok değeri ve satılan malın maliyeti buradan çıkar.
- Zaman: bu mal ne zaman girdi, ne zaman biter, ne zaman sipariş vermeliyim?
Yalnız miktarı tutan bir sistem, ay sonunda kâr hesabınızı yapamaz; yalnız değeri tutan bir sistem ise rafın boşaldığını size söylemez.
Stok kartı: her şeyin başladığı yer
Stok takibi bozuk olan işletmelerin çoğunda sorun sayımda değil, kart tanımındadır. Aynı ürün iki kartla açılmışsa hiçbir sayım o farkı kapatmaz. Sağlam bir kart şunları taşır:
- Tekil bir stok kodu. Kısa, anlamlı ve bir daha değişmeyen. Kod tedarikçinin kodu olmak zorunda değildir; sizin sisteminizde tek olmalıdır.
- Barkod. Ürünün üzerindeki barkod varsa o; yoksa kendi ürettiğiniz barkod. Barkodla çalışmak sayım süresini beşte bire indirir.
- Birim. Adet, kg, metre, kutu… Aynı ürünü hem kutu hem adet olarak satıyorsanız birim çevrimini baştan tanımlayın.
- KDV oranı ve alış/satış fiyatı. Fiyat değişiminde geçmiş hareketlerin maliyeti değişmez; kart yalnızca bundan sonrasını etkiler.
Hareket olmadan bakiye olmaz
Stok bakiyesi elle yazılan bir sayı değildir; hareketlerden türetilir. Alış faturası artırır, satış faturası azaltır, üretim fişi hem azaltır hem artırır, sayım farkı düzeltir. Bu zincir kopmadığı sürece “neden 3 adet eksik?” sorusunun cevabı her zaman kayıtlarda vardır.
Uygulamada zinciri en çok kıran üç şey şunlardır: faturasız çıkan numune, deftere işlenmeyen iade ve iki kişinin aynı anda elle düzelttiği bakiye. Üçünün de çözümü aynı: her hareketin bir belgesi olsun.
Ne zaman sipariş vermeli?
“Bitince alırız” bir yöntem değildir; tedarik süresi kadar geç kalmak demektir. Doğrusu, her ürün için bir sipariş noktası belirlemektir: günlük ortalama satış × tedarik süresi + emniyet stoğu. Bu sayı bir kez hesaplanır, sistem sizin yerinize takip eder.
Maliyet: aynı ürün, farklı fiyatlar
Aynı ürünü farklı tarihlerde farklı fiyatlarla aldıysanız, sattığınızda hangi maliyeti düşeceksiniz? Cevap seçtiğiniz maliyet yöntemine bağlıdır ve kâr rakamınızı doğrudan değiştirir. Yöntem yıl içinde keyfî olarak değiştirilmez.
Stok bir gider değil, bağlanmış paradır
Depodaki her kutu, kasadan çıkmış ama henüz geri dönmemiş paradır. Bu yüzden stok yönetiminin son sorusu şudur: bu para ne kadar sürede geri dönüyor? Cevabı stok devir hızı verir; düşük devir hızı, raftaki malın aslında bir borç gibi davrandığı anlamına gelir.
Aşağıdaki bölümler bu adımların her birini ayrı ayrı anlatıyor. Sırayla okuyabilir ya da doğrudan ihtiyacınız olan bölüme geçebilirsiniz.
Stok yönetiminin her adımı
Sırayla okuyabilir ya da doğrudan ihtiyacınız olan bölüme geçebilirsiniz.
- 1 Stok Takibi Nasıl Yapılır? Beş Adımda Kurulum Kart temizliğinden açılış stoğuna, hareket belgelerinden sayım ritmine kadar stok takibinin kurulum sırası. 3 dakika okuma
- 2 Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Fark Bulmak Değil, Açıklamak Üç sayım yöntemi, sayım öncesi hazırlık, kör sayımın neden daha doğru olduğu ve farkın dört klasik sebebi. 3 dakika okuma
- 3 Kritik Stok Seviyesi ve Sipariş Noktası Nasıl Hesaplanır? Emniyet stoğu, sipariş noktası ve maksimum seviye üç ayrı iştir. Formülü, örneği ve güncelleme sıklığı. 3 dakika okuma
- 4 Barkod ile Stok Takibi: Neyi Ne Kadar Hızlandırır? Barkod türleri, kendi kodunuzu üretme kuralları, gereken donanım ve barkodun asıl kazandırdığı üç yer. 2 dakika okuma
- 5 Stok Maliyeti: FIFO mu, Ağırlıklı Ortalama mı? Aynı alış ve aynı satışta iki yöntem 120 TL kâr farkı üretiyor. Hesabı, seçim kriterleri ve maliyete neyin girdiği. 2 dakika okuma
- 6 Çok Depolu Stok Yönetimi: Transfer, Rezerve ve Sayım İki depoya geçmek miktarı değil soruyu değiştirir. Transfer fişi, rezerve stok ve depo bazında sayım. 3 dakika okuma
- 7 Stok Devir Hızı ve Ölü Stok: Rafta Bekleyen Para Devir hızı ve stokta kalma günü nasıl hesaplanır, ölü stok nasıl bulunur ve dört yoldan nasıl eritilir. 3 dakika okuma
- 8 Üretim Reçetesi ve Stok: Hammadde Azalır, Mamul Artar Reçete (BOM) nedir, üretim fişi neden tek belgedir, mamul maliyeti nasıl çıkar ve fire nerede izlenir. 2 dakika okuma
- 9 Stok Takibi Programı Nasıl Seçilir? Demoda Yapılacak 5 Deneme Önce kendi ihtiyacınızı yazın, sonra demoda beş gerçek işlemi deneyin. Fiyatın görünmeyen kalemleri ve geçiş planı. 3 dakika okuma
Stok takibi hakkında merak edilenler
Stok takibine nereden başlamalıyım?
Kartlardan. Mükerrer kartları birleştirin, her ürüne tekil bir stok kodu verin, birimleri netleştirin. Ardından bir kerelik açılış sayımı yapıp miktarı BİRİM MALİYETİYLE birlikte girin. Maliyetsiz girilen açılış stoğu ilk satışta kârı olduğundan yüksek gösterir.
Stok bakiyesini elle düzeltebilir miyim?
Düzeltmemelisiniz. Bakiye hareketlerden türetilir; elle yazılan sayı, farkın sebebini yok eder. Düzeltme sayım fişiyle yapılır, böylece geçmişe bakıldığında "burada sayım yapıldı ve şu kadar düzeltildi" izi kalır.
Sayımı ne sıklıkla yapmalıyım?
Yılda bir kez yapılan büyük sayım farkı bulur ama sebebini bulmaz. Döngüsel sayım daha etkilidir: her hafta birkaç ürün grubu sayılır, hızlı hareket edenler daha sık. Fark küçükken sebebi hâlâ hatırlanır.
Kritik stok seviyesi nasıl hesaplanır?
Sipariş noktası = (günlük ortalama satış × tedarik süresi) + emniyet stoğu. Günde 12 adet satıp malı 6 günde getiren, 30 adet emniyet stoğu tutan bir işletmede sipariş noktası 102 adettir.
FIFO mu ağırlıklı ortalama mı kullanmalıyım?
Parti/seri takibi yapıyorsanız FIFO doğaldır. Çok kalemli ve birbirinin aynı ürünler satıyorsanız ağırlıklı ortalama hem kolay hem yeterlidir. Yöntem kâr rakamını değiştirdiği için kararı mali müşavirinizle verin ve yıl içinde keyfî olarak değiştirmeyin.
Stok maliyetine nakliye dahil edilir mi?
Evet. Malı satılabilir hâle getiren nakliye, sigorta, gümrük gibi giderler maliyete girer. İndirilebilir KDV girmez. Nakliyeyi ayrı gider yazmak, büyük sevkiyatlarda kâr rakamını yanıltır.
Negatif stok ne demek, zararı ne?
Elde olmayan maldan satış kaydedilmesidir. Sistem o an maliyeti bilemez; alış faturası sonradan girildiğinde geçmiş kâr değişir. En azından uyarı verilmeli, mümkünse engellenmelidir.
Excel ile stok takibi yeterli olur mu?
Tek depo, birkaç yüz kalem ve tek kullanıcı varsa olur. Aynı dosyayı iki kişi açıyorsa, ürün birden fazla depoda duruyorsa ya da maliyetin parti parti izlenmesi gerekiyorsa olmaz.
Stok ve ön muhasebeyi tek yerde tutun
Fatura kesildiğinde stok kendiliğinden düşsün. Kurulum yok, kart bilgisi yok.
Ücretsiz denemeye başla