Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Fark Bulmak Değil, Açıklamak

Sayım, stok kayıtlarının gerçekle yüzleştiği andır. Amacı "kaç tane var" öğrenmek değil, kaydın neden gerçeği tutmadığını bulmaktır. Fark bulunup düzeltiliyor ama sebebi araştırılmıyorsa, aynı fark üç ay sonra yine karşınıza çıkar.

Üç sayım yöntemi

1. Dönem sonu (toplu) sayım

Yılda bir ya da iki kez, genellikle iş durdurularak yapılır. Muhasebe için gereklidir ama yönetim için geç kalmıştır: aradaki 12 ayın hatası tek kalemde "fark" olarak yazılır.

2. Döngüsel (cycle) sayım

Her hafta belirli bir grup sayılır; yıl içinde bütün ürünler en az bir kez sayılmış olur. Hızlı hareket eden ürünler daha sık, ağır hareket edenler daha seyrek sayılır. Küçük işletmeler için en verimli yöntem budur: iş durmaz, fark küçükken yakalanır.

3. Nokta sayımı

Bir tutarsızlık fark edildiğinde yalnız o ürünün sayılması. Şüphe anında yapılır, plan gerektirmez.

Sayım öncesi hazırlık

1. Bekleyen belgeleri kapatın. Girişi yapılmamış irsaliye, kesilmemiş fatura ya da onaylanmamış üretim fişi varsa sayım farkı sahte çıkar.
2. Hareketi dondurun. Sayım sırasında depoya mal girip çıkacaksa, o hareketleri ayrı bir alanda toplayın ve sayımdan sonra işleyin.
3. Sayım listesini bakiyesiz basın. Listede "sistemde 42 adet" yazıyorsa sayan kişi 42 yazma eğilimindedir. Kör sayım daha doğru sonuç verir.
4. Sayım alanlarını bölün. Her raf/koridor bir kişiye; iki kişinin aynı rafı sayması hem tekrar hem eksik yaratır.

Sayım sırasında

Barkod okuyucu varsa kullanın; el yazısı listeler en çok hatayı transkripsiyon aşamasında üretir. Okuyucu yoksa listeye ürün kodu yazın, ad yazmayın — benzer adlar karışır.

Bulunamayan ürünü "0" diye geçmeyin, bulunamadı diye işaretleyin. İkisi farklı şeydir: biri stok yok demektir, diğeri aranacak yer kalmadı demektir.

Farkı kapatmak değil, açıklamak

Sayım bitince fark listesi çıkar. Doğru refleks farkı hemen yazıp geçmek değil, eşiği aşan farkları incelemektir. En sık dört sebep:

• Belgesiz çıkış: numune, personel kullanımı, vitrin ürünü.
• Yanlış kart: benzer iki üründen biri diğerinin kartından düşülmüş. İki ürünün farkı birbirinin tersiyse sebep budur.
• Birim karışıklığı: kutu girip adet çıkmak.
• Fire ve kırılma: kaydı tutulmamış zayi.

Fark sebebi bulunduğunda düzeltme, sayım fişi ile yapılır; kartın bakiyesi elle yazılmaz. Böylece geçmişe dönük bakıldığında "burada bir sayım yapıldı ve şu kadar düzeltildi" izi kalır.

Sayım farkının muhasebe tarafı

Sayım fazlası gelir, sayım eksiği gider etkisi yaratır. Fire oranının işletme için makul sayılan sınırı aşması hâlinde belgelendirme gerekir; tereddüt hâlinde mali müşavirinize sorun. Bu yüzden sayım fişinin tarihi ve gerekçesi boş bırakılmamalıdır.

Sayımdan sonra

• Fark oranı en yüksek 10 ürünü ayrı bir listeye alın; bir sonraki döngüde onları önce sayın.
• Aynı sebep iki kez tekrarlıyorsa süreç değişmelidir, sayım sıklığı değil.
• Sayım sonrası stok değerini muhasebe kaydıyla karşılaştırın. Mutabakat mantığı stokta da aynıdır: iki kayıt birbirini tutmalı.