Kasa ve Banka Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Mutabakat, kayıtlarınızın gerçekle örtüşüp örtüşmediğini sınamanın tek yoludur. Kasa mutabakatı beş dakika, banka mutabakatı yarım saat sürer; ikisini de yapmayan bir işletme, aylarca yanlış bir bakiyeye bakarak karar verir. Bu yazı ikisinin de nasıl yapılacağını adım adım anlatıyor.

Kasa mutabakatı: sayım ile kayıt

Kasa mutabakatı en basit kontroldür: kasada fiilen duran para ile programdaki kasa bakiyesi aynı olmalıdır.

Nasıl yapılır

Gün sonunda kasadaki nakdi sayın (banknot ve bozukluk ayrı ayrı, sonra toplam)
Programdaki kasa bakiyesini aynı tarih itibarıyla alın
İkisini karşılaştırın

Fark çıkarsa nereye bakılır

Kaydedilmemiş tahsilat: Para alındı, kayıt girilmedi. Kasa fazla çıkar.
Kaydedilmemiş ödeme: Bir gider nakit ödendi, fişi cepte kaldı. Kasa eksik çıkar.
Kasadan bankaya yatan para: Yatırıldı ama virman kaydı girilmedi. Kasa fazla, banka eksik görünür.
Para üstü hataları: Perakendede küçük ama tekrar eden farklar.
Kişisel harcama: İşletme kasasından yapılan özel harcama en yaygın nedendir; kayda "ortak cari" olarak girilmelidir, yok sayılmamalıdır.

Bulunamayan farkı "kasa sayım farkı" olarak kaydedip kapatın — ama bunu alışkanlık hâline getirmeyin. Sürekli fark veren bir kasa, kayıt disiplini sorunudur.

Banka mutabakatı: ekstre ile kayıt

Banka mutabakatı biraz daha ayrıntılıdır çünkü iki taraf da hareket üretir: siz kayıt girersiniz, banka kendi işlemlerini (komisyon, faiz, masraf) ekler.

Adım adım

Dönemi belirleyin. Genelde takvim ayı. Ayın ilk ve son gününü sabitleyin.
Ekstreyi indirin. Bankanın internet şubesinden dönem ekstresini alın.
Açılış bakiyelerini karşılaştırın. Ekstredeki devir ile sizin kayıttaki açılış aynı mı? Değilse sorun önceki aydadır, bu ayda değil.
Hareketleri eşleştirin. Ekstredeki her satırı kayıttaki karşılığıyla işaretleyin. Tutar ve tarih birlikte tutmalı.
Eşleşmeyenleri iki listeye ayırın: ekstrede olup kayıtta olmayanlar, kayıtta olup ekstrede olmayanlar.
Kapanış bakiyelerini karşılaştırın.

Ekstrede var, kayıtta yok

Banka masrafı, havale/EFT ücreti, hesap işletim ücreti
Kredi kartı ve POS komisyonları
Kredi faizi, BSMV
Otomatik ödeme talimatları (fatura, sigorta)
Müşteriden gelen ve haberiniz olmayan havale

Bunların hepsi kayda girilmelidir. Banka masrafları özellikle atlanır ve yıl sonunda toplamı hiç de küçük olmaz.

Kayıtta var, ekstrede yok

Yolda olan havale (siz gönderdiniz, henüz düşmedi)
Tahsile verilmiş ama vadesi gelmemiş çek
Yanlış hesaba kaydedilmiş hareket (iki banka hesabınız varsa sık olur)
Çift girilmiş kayıt

POS ve kredi kartı: özel dikkat

POS hareketleri mutabakatta en çok karıştıran kalemdir çünkü satış tutarı ile hesaba geçen tutar aynı değildir. Arada komisyon vardır ve tutar bloke süresi kadar gecikmeli geçer. Doğru kayıt şöyledir:

Satış anında: müşteri borcu kapanır, "POS alacakları" oluşur
Hesaba geçtiğinde: POS alacağı kapanır, banka artar, aradaki fark komisyon gideri olarak kaydedilir

Bu ayrımı yapmayıp doğrudan banka girişi kaydederseniz, komisyon gideriniz hiçbir zaman görünmez ve kârlılığınız olduğundan yüksek çıkar.

Mutabakat sıklığı

Kontrol	Sıklık
Kasa sayımı	Her gün (nakit yoğun işte), en az haftada bir
Banka mutabakatı	Ayda bir, ay kapanışında
POS mutabakatı	Ayda bir, banka ile birlikte
Cari mutabakat	Büyük hesaplarda üç ayda bir, yıl sonunda tümü

Mutabakat tutmuyorsa: sıralı kontrol

Önce tutarı arayın: farkın tutarını ekstrede ve kayıtta tek tek arayın; çoğu zaman tek bir işlemdir.
Fark bir hareketin tam iki katıysa, o hareket ters yönde girilmiştir.
Fark 9'a bölünüyorsa, rakamlar yer değiştirmiş olabilir (1.250 yerine 1.520 gibi).
Fark tam yuvarlak bir sayıysa, muhtemelen bir kayıt hiç girilmemiştir.
Hâlâ bulunamıyorsa dönemi ikiye bölün, hangi yarıda koptuğunu bulun, sonra o yarıyı tekrar ikiye bölün.

Sık sorulan sorular

Banka mutabakatını her ay yapmam şart mı?

Şart. Aylık yapılmayan mutabakat, hatanın kaç ay geriye gittiğini bulmayı imkânsız hâle getirir. Bir aylık ekstrede hata aramak yarım saat, altı aylıkta iki gün sürer.

Kasa farkını nasıl kapatmalıyım?

Önce nedenini arayın. Bulunamayan küçük farklar "kasa sayım farkı" olarak kaydedilir; ancak bu kayıt sıklaşıyorsa sorun farkın kendisinde değil kayıt düzenindedir.

Birden fazla banka hesabım var, hepsini ayrı mı takip etmeliyim?

Evet. Her hesap kendi bakiyesiyle takip edilmeli, hesaplar arası aktarımlar virman olarak kaydedilmelidir. Hesapları tek kalemde toplamak, hangi hesapta ne olduğunu görünmez kılar.

Nakit akışı ile mutabakat aynı şey mi?

Değil. Mutabakat geçmişin doğruluğunu sınar; nakit akışı geleceği tahmin eder. Ama sağlıklı bir nakit akışı tahmini, ancak mutabakatı yapılmış doğru bakiyelerle kurulabilir.