Fatura mı İrsaliye mi? Hangisi Ne Zaman Düzenlenir

"Malı gönderiyorum, faturayı sonra keseceğim" cümlesi Türkiye'de her gün binlerce kez kurulur. Bu durumda malın yanında gitmesi gereken belge irsaliyedir. Fatura ile irsaliyenin farkını bilmek yalnızca mevzuat meselesi değil; yanlış belge ile yola çıkan malın yolda durdurulması ihtimalidir.

İki belgenin işlevi farklıdır

En kısa hâliyle:

Fatura ticari işlemin belgesidir. Satışın tutarını, KDV'sini ve tarafların yükümlülüğünü gösterir. Muhasebe kaydının ve KDV beyanının dayanağıdır.
İrsaliye malın fiziken sevk edildiğinin belgesidir. Malın nereden nereye, ne zaman, hangi araçla gittiğini gösterir. Tutar bulunması zorunlu değildir; asıl bilgi miktar ve sevk bilgisidir.

Yani biri parayı, diğeri malı anlatır. Bir işlemde ikisi de gerekebilir, biri gerekebilir ya da tek belge ikisini birden karşılayabilir.

Hangi durumda hangisi düzenlenir?

Durum 1: Mal ve fatura birlikte gidiyor

Faturayı sevk anında düzenliyorsanız, üzerinde sevk tarihi ve saati bulunan fatura irsaliye yerine geçer. Bu belgeye uygulamada "irsaliyeli fatura" denir. Tek belge ile hem ticari işlem hem sevk belgelenmiş olur.

Durum 2: Mal önce gidiyor, fatura sonra kesilecek

En yaygın durum budur. Mal ile birlikte sevk irsaliyesi düzenlenir; fatura mevzuatın öngördüğü süre içinde ayrıca kesilir. İrsaliyede tutar yazmak zorunlu değildir ama miktar, ürün ve taraflar eksiksiz olmalıdır.

Durum 3: Hizmet satıyorsunuz

Fiziki bir mal sevki yoksa irsaliye de yoktur. Danışmanlık, tasarım, tamir gibi hizmetlerde yalnızca fatura düzenlenir.

Durum 4: Kendi depolarınız arasında mal taşıyorsunuz

Satış olmadığı için fatura düzenlenmez, ancak mal yolda olduğu için sevk irsaliyesi gerekir. Alıcı ve satıcı aynı işletmedir; irsaliye depo transferini belgeler.

Durum 5: Mal iade ediliyor

Müşteri malı geri gönderiyorsa, iade eden taraf iade irsaliyesi düzenler. Ticari kayıt tarafında ise iade faturası ya da düzeltme belgesi gerekir.

İrsaliyede bulunması gerekenler

Düzenleyenin ve alıcının unvanı, adresi, vergi bilgileri
Düzenleme tarihi ve fiili sevk tarihi ile saati
Malın cinsi, miktarı, birimi
Teslim eden ve teslim alan bilgisi
Belge numarası ve seri

Sevk saatinin yazılmaması en sık yapılan eksikliktir. Yol denetiminde ilk bakılan alanlardan biridir.

Ön muhasebe açısından iki belge nasıl bağlanır?

Kayıt düzeni açısından kritik nokta şudur: irsaliye stoğu düşürür, fatura cariyi borçlandırır. İkisi ayrı zamanlarda düzenlendiğinde, aradaki dönemde stok azalmış ama alacak henüz doğmamış olur. Bu durumu takip edemeyen bir kayıt düzeninde iki hata birden çıkar:

Faturası kesilmemiş irsaliyeler unutulur — mal gitmiş, para istenmemiştir
Aynı irsaliye için iki kez fatura kesilir — müşteri iki kez borçlandırılır

Bu yüzden irsaliyeden faturaya dönüştürme akışı olan bir düzen kurmak gerekir: faturası kesilmemiş irsaliyeleri listeleyebilmeli, seçtiğinizi tek işlemle faturaya çevirebilmeli ve çevrilen irsaliyenin bir daha listede görünmemesini sağlayabilmelisiniz.

e-İrsaliye ne değiştirir?

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir ve e-Faturadan ayrı bir mükellefiyettir. e-Fatura kullanıyor olmanız e-İrsaliye kullanabileceğiniz anlamına gelmez; ayrıca başvuru ve etiket tanımı gerekir. Karşı tarafın da e-İrsaliye kullanıcısı olması şarttır, aksi hâlde kâğıt irsaliye düzenlenir.

e-İrsaliyede belge numarasını sistem verir; elle numara girilmez. Ayrıca gönderilen irsaliyeye alıcının yanıt vermesi (kabul/red) söz konusudur — kâğıt düzende olmayan bir adımdır ve takip edilmesi gerekir.

Sık yapılan beş hata

Sevk saatini boş bırakmak. En sık rastlanan eksiklik.
İrsaliyesiz mal göndermek. "Nasılsa yarın fatura keseceğim" diye yola çıkan mal, denetimde belgesizdir.
İrsaliye ile faturanın miktarını tutturmamak. 100 adet gönderip 90 adet faturalamak, stokta sürekli bir fark bırakır.
Aynı irsaliyeyi iki kez faturalamak. Takip edilmediğinde kolayca olur.
Depo transferinde irsaliye kesmemek. Satış olmasa da mal yoldadır.

Sık sorulan sorular

İrsaliye kesmeden fatura kesebilir miyim?

Evet — mal ile fatura birlikte gidiyorsa ve fatura üzerinde sevk tarihi/saati varsa ayrıca irsaliye gerekmez. Ancak mal faturadan önce yola çıkıyorsa irsaliye zorunludur.

İrsaliyede fiyat yazmak zorunda mıyım?

Zorunlu değildir. Uygulamada birçok işletme, sürücünün ya da alıcının fiyatı görmemesi için tutarsız irsaliye düzenler. Miktar ve ürün bilgisinin doğru olması yeterlidir.

İrsaliye ile fatura arasında kaç gün olabilir?

Faturanın, malın teslimini takip eden ve mevzuatta belirlenen süre içinde düzenlenmesi gerekir. Süre sınırının güncel hâlini vergi mevzuatından ya da mali müşavirinizden teyit edin; ön muhasebe açısından önemli olan, faturası kesilmemiş irsaliyeyi bekletmeden takip edebilmenizdir.

İrsaliye stoktan düşer mi?

Fiilen mal çıktığı için stoktan düşmelidir. Kayıt düzeninizde stok hareketinin irsaliyede mi faturada mı oluştuğunu netleştirin; ikisinde birden oluşursa stok iki kez azalır.