Cari Hesap Takibi ve Alacak Yönetimi: Paranızı Zamanında Tahsil Edin

Kâr eden ama batan işletme çoktur. Sebebi neredeyse her zaman aynıdır: satış var, tahsilat yok. Cari hesap takibi tam olarak bu sorunu önlemek içindir.

Cari hesap nedir?

Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin kaydıdır. Her fatura borcu artırır, her tahsilat azaltır. Bakiye, o kişiyle aranızdaki net durumu gösterir.

Alacak yaşlandırma raporu

Bu, alacak yönetiminin en önemli aracıdır. Alacaklarınızı vade geçme süresine göre gruplar:

• Vadesi gelmemiş: Henüz ödeme günü gelmedi.
• 0-30 gün: Yeni gecikme. Hatırlatma yeterli.
• 31-60 gün: Dikkat gerektirir. Telefon edilmeli.
• 61-90 gün: Ciddi risk. Yeni satışı durdurmayı düşünün.
• 90+ gün: Tahsil kabiliyeti hızla düşer. Hukuki süreç gündeme gelir.

Alacaklarınızın yaş dağılımı sağa kayıyorsa nakit akışınız sıkışacak demektir; bunu fark ettiğiniz an müdahale edin.

Tahsilatı hızlandıran altı uygulama

1. Vadeyi faturaya yazın. "30 gün" sözlü anlaşma değil, faturada yazan bir tarih olsun.

2. Fatura kesmeyi geciktirmeyin. Vade, fatura tarihinden işler. Faturayı bir hafta geç keserseniz parayı bir hafta geç alırsınız.

3. Vade gününden önce hatırlatın. Ödeme gününden iki gün önceki nazik bir mesaj, gecikmelerin çoğunu önler.

4. Risk limiti koyun. Her müşteri için bir üst sınır belirleyin; bakiye limiti aştığında yeni sevkiyatı onaya bağlayın.

5. Kısmi tahsilatı kabul edin. Ödeyemeyen müşteriden hiç almamaktansa bir kısmını almak daha iyidir; kalanı takvime bağlayın.

6. Ekstre gönderin. Ay sonunda hesap ekstresi göndermek, unutulan faturaları ortaya çıkarır ve mutabakatı kolaylaştırır.

Cari takipte sık yapılan hatalar

• Aynı müşteri için birden fazla cari kart açmak — bakiye bölünür, gerçek risk görünmez.
• Tahsilatı hangi faturaya mahsup ettiğini yazmamak — sonradan hangi faturanın açık olduğu bilinmez.
• Çek ve senetleri cariden düşmek — tahsil edilene kadar bunlar hâlâ risktir.
• İskonto ve iadeleri kayda almamak — mutabakat tutmaz.

Özetle

Alacak yönetimi, satıştan sonra başlayan ikinci satıştır. Cari hesaplarınızı güncel tutar ve yaşlandırma raporuna haftada bir bakarsanız, sorunları büyümeden görürsünüz. HesapX’te cari bakiyeler faturayla birlikte anlık işlenir ve yaşlandırma raporu hazır gelir.