Fatura Keserken En Sık Yapılan 9 Hata

Fatura, bir satışın hukuki ve muhasebesel karşılığıdır. Üzerindeki küçük bir hata, aylar sonra mutabakat sorunu ya da vergi incelemesinde soru işareti olarak geri döner. En sık karşılaşılan dokuz hatayı ve önlemini toparladık.

1. Faturayı geç kesmek

Mal veya hizmet teslim edildikten sonra fatura düzenlenmesi için yasal bir süre vardır. Bu süreyi aşmak usulsüzlük sayılır. Ayrıca vade fatura tarihinden işlediği için, geç kesilen fatura geç tahsilat demektir.

2. Yanlış KDV oranı uygulamak

KDV oranları ürün ve hizmet grubuna göre değişir; bazı kalemlerde indirimli oran uygulanır. Aynı faturada farklı oranlar bulunabilir. Ürün kartlarınızda KDV oranını doğru tanımlarsanız bu hata neredeyse imkânsız hale gelir.

3. Alıcı bilgilerini eksik yazmak

Unvan, vergi dairesi ve vergi numarası tam olmalıdır. Eksik ya da hatalı unvan, alıcının faturayı gider yazamamasına yol açar; fatura size geri döner.

4. Yanlış fatura türü seçmek

Alıcı e-Fatura mükellefiyken e-Arşiv kesmek, faturanın karşı tarafa ulaşmaması demektir. Vergi numarasını fatura anında sorgulatan bir program kullanın.

5. İskontoyu satır yerine toplamda göstermek

İskonto satır bazında uygulanmalıdır. Toplamdan düşülen iskonto, KDV matrahının yanlış hesaplanmasına yol açabilir.

6. Birim ve miktar karışıklığı

Koli ile adedi karıştırmak, hem tutarı hem stoğu bozar. Ürün kartında birimi netleştirin, çoklu birim kullanıyorsanız çarpanı tanımlayın.

7. Tevkifatı atlamak

Belirli hizmet türlerinde KDV tevkifatı uygulanır; alıcı KDV’nin bir kısmını doğrudan devlete öder. Tevkifatlı işlerde bunu faturada göstermemek düzeltme gerektirir.

8. İadeleri fatura üzerinde düzeltmeye çalışmak

Kesilmiş bir faturanın üzerini karalayarak veya yeniden yazarak düzeltme yapılmaz. İade için ayrı belge düzenlenir. Aksi halde stok ve cari kayıtlarınız gerçeği yansıtmaz.

9. Faturayı kaydetmeden göndermek

Müşteriye PDF gönderip sisteme işlememek, en sinsi hatadır: müşteri ödemesini yapar, sizde kayıt yoktur; ya da iki kez tahsilat istenir. Fatura önce kaydedilir, sonra gönderilir.

Bu hataları programla önlemek

Yukarıdaki dokuz hatanın yedisi, doğru kurulmuş bir ön muhasebe programında yapısal olarak engellenir: ürün kartındaki KDV otomatik gelir, cari bilgileri hazır dolar, iade ayrı belgeyle işlenir, kayıt olmadan gönderim yapılmaz.

HesapX’te fatura ekranı bu kontrolleri arka planda yapar; siz yalnızca ne sattığınızla ilgilenirsiniz.