Yeni Şirket İçin Ön Muhasebe Kurulum Kontrol Listesi (İlk 30 Gün)

Şirketi kurdunuz, vergi levhasını aldınız, imza sirküleri elinizde. Şimdi ne olacak? İlk otuz gün, ön muhasebe düzeninizi kurmak için en uygun zamandır: henüz kayıt birikmemiştir, alışkanlık oluşmamıştır, düzeltilecek geçmiş yoktur. Bu kontrol listesi o otuz günü sıraya koyuyor.

İlk hafta: temel kurulum

• Vergi levhası ve mükellefiyet bilgilerinizi bir yere yazın. Vergi dairesi, vergi numarası, faaliyet kodu (NACE), mükellefiyet türü. Bu bilgiler her belgede karşınıza çıkacak.
• İşletme banka hesabı açın. Şirket parası ile kişisel para aynı hesapta durmamalı. Bu tek karar, ileride yapacağınız mutabakatların yarısını gereksiz kılar.
• Mali müşavirinizle sözleşmenizi netleştirin. Hangi belgeyi ne zaman göndereceğinizi ilk gün konuşun.
• Ön muhasebe programınızı seçin ve hesabınızı açın. Deneme süresini kurulum için kullanın.
• Fatura düzeninizi belirleyin: seri, numara sırası, düzenleme sıklığı. e-Fatura mükellefiyetiniz varsa entegratör/portal kararını bu hafta verin.

İkinci hafta: kartlar ve tanımlar

• Cari kartları açın. Bilinen müşteri ve tedarikçileriniz varsa şimdiden girin: unvan, vergi dairesi ve numarası, adres, telefon, e-posta.
• Ürün ya da hizmet kartlarını açın. Kod, ad, birim, KDV oranı, alış ve satış fiyatı. Kod verirken bir mantık kurun (kategori öneki gibi) — sonradan değiştirmek zordur.
• KDV oranlarını doğrulayın. Sattığınız her ürün grubunun oranını mali müşavirinize teyit ettirin. Yanlış orandan kesilen fatura sonradan düzeltilmek zorunda kalır.
• Gider kategorilerinizi tanımlayın. Kira, personel, araç, kırtasiye, pazarlama, banka masrafı. Kategorisiz gider, rapor üretmez.
• Kasa ve banka hesaplarınızı tanımlayın. Her banka hesabı ayrı, kasa ayrı.

Üçüncü hafta: açılış ve ilk kayıtlar

• Açılış bakiyelerini girin. Yeni kurulan bir şirkette bu genelde sermaye ve varsa devralınan stoktur.
• İlk faturanızı kesin — gerçek bir satış yoksa deneme olarak kesip iptal edin. Amaç, akışı ilk müşteride öğrenmemek.
• İlk gider kaydınızı girin ve fişin fotoğrafını kaydın üstüne ekleyin. Bu alışkanlığı ilk günden kurun.
• Yazdırma şablonunuzu ayarlayın. Logo, adres, banka bilgileri, ödeme notu. Müşteriye giden ilk belge markanızın ilk izlenimidir.
• Fatura üzerine IBAN yazın. Basit ama tahsilat hızını gözle görülür biçimde artırır.

Dördüncü hafta: düzen ve güvenlik

• Yetkileri ayarlayın. Çalışanınız varsa kimin ne yapabileceğini şimdi belirleyin; sonradan kısıtlamak her zaman daha zordur.
• Yedekleme durumunu öğrenin. Programınız ne sıklıkla yedek alıyor, siz kendi kopyanızı nasıl indirirsiniz?
• Hatırlatıcıları kurun. Vade takibi, KDV beyan tarihi, kira ödemesi, sigorta yenileme.
• İlk ay kapanışını yapın. Kasa sayımı, banka mutabakatı, müşavire belge gönderimi. İlk kapanış bir provadır; sonrakiler kolaylaşır.
• Bir de geriye bakın: Bu ay hangi kaydı girmekte zorlandınız? Zorlandığınız yer, düzeltilmesi gereken yerdir.

İlk aydan itibaren takip edeceğiniz beş rakam

Beşinci satır özellikle önemlidir: sabit giderinizi bilmeden fiyat veremezsiniz.

Yeni işletmelerin ilk yılda en sık yaptığı hatalar

1. Şirket ve şahsi parayı ayırmamak. En pahalıya mal olan hatadır; yıl sonunda hangi harcamanın işe ait olduğu bulunamaz.
2. Fatura kesmeyi ertelemek. Fatura kesilmeden alacak doğmaz, alacak doğmadan tahsilat takibi yapılamaz.
3. KDV'yi harcamak. Tahsil ettiğiniz KDV size ait değildir; beyan döneminde ödenecektir. Ayrı düşünmeyen işletme her ay zorlanır.
4. Fiyatı maliyeti bilmeden vermek. Sabit gider ve birim maliyet bilinmeden verilen fiyat, kârlı görünüp zarar ettirebilir.
5. Belge biriktirmek. Ay sonuna bırakılan kayıt, hem hata üretir hem de ay boyunca kör bırakır.

Sık sorulan sorular

Şirket kurar kurmaz ön muhasebe programına ihtiyacım var mı?

İlk aylarda hacim düşükse zorunlu değildir, ama düzeni baştan kurmak sonradan taşımaktan kolaydır. Boş bir sistemde kart açmak on dakika, altı ay sonra dağılmış kayıtları toparlamak günler sürer.

İlk faturamı ne zaman kesmeliyim?

Mal teslimi ya da hizmet ifası gerçekleştiğinde, mevzuatın öngördüğü süre içinde. "Para gelince keserim" yaklaşımı hem mevzuata aykırıdır hem de alacak takibinizi imkânsız kılar.

Muhasebeci ile mali müşavir arasındaki fark nedir?

Mali müşavir, ruhsatlı ve odaya kayıtlı meslek mensubudur; beyanname imzalama yetkisi vardır. Muhasebeci ise genel bir tanımdır ve her muhasebecinin bu yetkisi yoktur. Sözleşme yapacağınız kişinin ruhsat durumunu teyit edin.

Ön muhasebeyi kendim tutup müşavire yalnızca belge mi göndersem?

En yaygın ve en verimli düzen budur. Siz günlük kaydı tutar, işinizin durumunu anlık görürsünüz; müşaviriniz yasal defter ve beyanname tarafını yürütür. Şart olan tek şey, belge akışının düzenli olmasıdır.