Ticari e-Fatura Nedir? Kabul, Ret ve İptal Süreçleri

e-Fatura keserken karşınıza iki seçenek çıkar: temel ve ticari. İkisi de GİB üzerinden aynı yolu izler, aynı yasal geçerliliğe sahiptir, aynı kontörü yakar. Fark tek bir yerdedir: ticari faturada alıcı, belgeye sistem üzerinden cevap verir. Bu yazı o cevabın ne olduğunu, sürelerini ve yanlış kesilen belgede hangi yolun açık olduğunu anlatıyor.

Kısa cevap

• Temel e-Fatura: belge alıcıya ulaşır, süreç biter. Alıcı sistem üzerinden kabul ya da red yanıtı veremez; itirazı varsa noter, KEP ya da GİB'in itiraz portalı gibi harici yollarla bildirir.
• Ticari e-Fatura: belge alıcıya ulaşır ve alıcının 8 gün içinde kabul ya da ret yanıtı vermesi beklenir. Süre içinde yanıt verilmezse fatura otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.

Senaryo, faturayı kesen taraf tarafından gönderim anında seçilir. Alıcı "bize ticari kesin" diyebilir; sözleşmeyle de belirlenebilir.

Uygulama yanıtı nedir?

Ticari faturada alıcının verdiği cevabın resmî adı uygulama yanıtıdır (Application Response). Bu yanıt da tıpkı fatura gibi GİB üzerinden iletilen, mali mühürle imzalanmış elektronik bir belgedir; alıcının entegratörü üretir ve satıcının entegratörüne ulaşır. Yani kabul ya da ret, bir e-posta ya da telefon değil, sistemde iz bırakan bir karardır.

Uygulama yanıtı ikiden biridir: KABUL ya da RET. Kısmi kabul e-Faturada yoktur (e-İrsaliyede vardır — bkz. e-İrsaliye nedir?).

Temel durumlar ve anlamları

8 gün kuralı nereden geliyor?

Süre keyfî değil. Türk Ticaret Kanunu'na göre bir faturayı alan kişi, aldığı tarihten itibaren 8 gün içinde içeriğine itiraz etmezse faturayı kabul etmiş sayılır. GİB'in ticari fatura senaryosu bu kuralı sisteme taşır: alıcının kabul/ret yanıtı için tanınan süre 8 gündür ve süre dolunca belge otomatik kabul edilir.

İki pratik sonucu vardır:

• Satıcı için: ticari fatura kestiyseniz 8 gün boyunca belge "askıdadır". Tahsilat ve mutabakat için bu süreyi hesaba katın.
• Alıcı için: gelen ticari faturayı 8 gün içinde incelemezseniz sessizliğiniz kabul sayılır. Gelen kutusunu düzenli çekmeyen firmalar bu yüzden hatalı faturaları sonradan fark eder (bkz. gelen e-Fatura yönetimi).

Ret yanıtı ne zaman verilir, ne olur?

Alıcı, faturada bir hata gördüğünde ret yanıtı verir: tutar yanlıştır, ürün ya da miktar uyuşmaz, vergi numarası hatalıdır, hiç sipariş edilmemiş bir mal faturalanmıştır. Ret yanıtına gerekçe yazılır; bu gerekçe satıcıya ulaşır.

Ret sonrası:

1. Reddedilen fatura hükümsüz kalır; ne satıcı ne alıcı muhasebeleştirir.
2. Belge sistemden silinmez; "reddedildi" durumuyla kayıtta kalır. Bu iyi bir şeydir — altı ay sonra "bu fatura niye yok" sorusunun cevabı ortadadır.
3. Satıcı doğru belgeyi yeni numarayla keser. Reddedilen belgeyi düzenleyip yeniden göndermek mümkün değildir.

Dikkat: ret yanıtı yalnız ticari senaryoda ve 8 gün içinde verilebilir. Temel faturaya ret gönderilemez; süresi geçen ticari faturaya da gönderilemez.

Kabul edilen fatura iptal edilebilir mi?

Kabul edildikten (ya da otomatik kabul olduktan) sonra ret yolu kapanır. İki yol kalır:

• İade faturası: alıcı, asıl faturanın numarasını belirterek ters yönde bir fatura keser. Ticarette en yaygın çözüm budur; stok ve cari bakiye de böylece düzelir.
• GİB e-Fatura İptal/İtiraz Portalı: satıcı belge için iptal talebi oluşturur; alıcı talebi onaylarsa fatura iptal olur. Onaylamazsa ya da süre dolarsa belge geçerli kalır. Bu yol temel faturalar için de açıktır ve entegratör ekranından değil GİB portalından yürür.

Ayrıntılı senaryo tablosu: e-Fatura iptal ve itiraz.

Temel mi, ticari mi kesmeli?

Seçim belge başına yapılır; aynı müşteriye bir gün temel, ertesi gün ticari kesilebilir. Müşteri kartında öndeğer tutup gönderim anında değiştirmek en pratik yoldur.

Ön muhasebe programınız ne yapmalı?

• Senaryoyu müşteri kartında öndeğer olarak tutmalı, gönderim penceresinde değiştirmeye izin vermeli.
• Ticari faturada "gönderildi" yazıp bırakmamalı; yanıt bekleniyor → kabul edildi / reddedildi / otomatik kabul durumlarını ayrı ayrı göstermeli.
• Alıcının yanıtını kendisi sormalı (entegratörü düzenli sorgulayarak) ve sonucu size bildirmeli — ret gerekçesiyle birlikte.
• Gelen ticari faturalarda size de kabul / ret düğmesi sunmalı ve 8 günlük süreyi göstermeli.

HesapX'te bu dördü var: senaryo cari kartında ve gönderim anında seçilir, belge durumu fatura listesinde ve kartında rozet olarak görünür, alıcının yanıtı otomatik sorgulanıp e-posta ve uygulama içi bildirimle iletilir, gelen ticari faturalara kabul/ret yanıtı tek tıkla verilir.

Sık sorulan sorular

Ticari fatura daha mı pahalı?

Hayır. Temel ve ticari fatura aynı kontörü yakar. Alıcının verdiği uygulama yanıtı ise alıcının entegratöründen gider.

Alıcı yanıt vermezse fatura geçersiz mi olur?

Tam tersi: 8 gün içinde yanıt gelmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Sessizlik ret değil, kabuldür.

Reddedilen faturayı düzeltip tekrar gönderebilir miyim?

Hayır. Reddedilen belge iptal hükmündedir ve değiştirilemez. Doğru bilgilerle yeni numaralı bir fatura kesersiniz.

Temel faturaya itiraz edemez miyim?

Sistem üzerinden ret veremezsiniz; ama 8 gün içinde noter, KEP, iadeli taahhütlü mektup ya da GİB'in itiraz portalı üzerinden itiraz edebilirsiniz. Bu yollar hukuki süreçtir; mali müşavirinizle yürütün.

Kabul yanıtını geri alabilir miyim?

Hayır. Kabul kesindir. Sonradan bir hata fark ederseniz iade faturası ya da GİB iptal portalı üzerinden iptal talebi yolu kalır.