e-Fatura İptal ve İtiraz: Yanlış Kesilen Belgede Ne Yapılır?

Kâğıt faturayı yırtıp atabilirsiniz. e-Faturayı atamazsınız — GİB'e ulaşmış ve kabul edilmiş bir belge kesinleşmiştir. Bu yazı, yanlış kesilen bir belgede hangi yolun açık olduğunu senaryo senaryo anlatıyor.

Önce belgenin türünü ve senaryosunu belirleyin

Yapabilecekleriniz üç şeye bağlı: belge e-Fatura mı e-Arşiv mi, e-Fatura ise temel mi ticari mi, ve ne kadar zaman geçti.

Durum 1: e-Arşiv fatura, aynı gün

En rahat durum. e-Arşiv faturası, düzenlendiği gün içinde iptal edilebilir. Belgeyi iptal eder, doğrusunu keser, alıcıya yeni belgeyi iletirsiniz. Rapor henüz gitmediyse iptal rapora yansır.

Durum 2: e-Arşiv fatura, sonraki günler

İptal penceresi kapanmıştır. Yol iade faturasıdır: alıcı vergi mükellefiyse size iade faturası keser; mükellef değilse siz gider pusulası ya da uygun bir düzeltme belgesi düzenlersiniz. Doğrusunu ayrıca kesersiniz.

Durum 3: e-Fatura, ticari senaryo

Alıcı, belirlenen süre içinde belgeyi reddedebilir. Red yanıtı geldiğinde fatura hükümsüz kalır ve siz doğrusunu kesersiniz. Süre içinde yanıt gelmezse belge kabul edilmiş sayılır.

Bu yüzden hatalı bir belge gönderdiyseniz ilk yapmanız gereken şey alıcıyı aramak: "Yanlış kestim, reddedin" demek en hızlı yoldur.

Durum 4: e-Fatura, temel senaryo

En zor durum. Temel faturada sistem üzerinden red mekanizması yoktur. Yollar:

• İade faturası: alıcı mükellefse, karşı yönde bir fatura keserek işlemi tersine çevirir. Ticarette en yaygın çözüm budur.
• Harici itiraz: belirli süre içinde noter, iadeli taahhütlü mektup ya da KEP üzerinden itiraz. Bu yol hukuki bir süreçtir ve süresi vardır.

Hangisinin uygun olduğunu mali müşavirinizle kararlaştırın; belgenin muhasebeleştirilmesi de buna bağlıdır.

İade faturası nasıl kesilir?

İade faturası ters yönde bir faturadır: satıcı alıcı, alıcı satıcı olur.

• İade eden taraf düzenler.
• Üzerinde iade edilen malın/hizmetin ve hangi faturaya ait olduğunun belirtilmesi gerekir — asıl fatura numarası yazılmalıdır.
• KDV, asıl faturadaki oran üzerinden hesaplanır.
• Ön muhasebe tarafında stok geri girer ve cari bakiye düzelir.

Ön muhasebede iz bırakın

İptal ve iade işlemleri kayıt düzeninde en çok karışıklık yaratan yerdir. Üç kural:

1. Asıl faturayı silmeyin. Düzenlenmiş belge kayıtta kalmalı; iptal/iade ayrı bir hareket olarak görünmeli.
2. İade faturasına asıl belgenin numarasını yazın. Altı ay sonra "bu iade neyin karşılığıydı" sorusunun tek cevabı budur.
3. Stok ve cari etkisini kontrol edin. İade sonrası bakiyeler beklediğiniz yere gelmiş mi?

Sık yapılan hatalar

• Belgeyi programdan silip yeniden kesmek. GİB'deki belge durur; kayıtlarınızla resmî kayıt ayrışır.
• İade faturasına asıl numarayı yazmamak. Mutabakat imkânsızlaşır.
• Süreyi kaçırmak. Hem ticari red hem harici itiraz süreye bağlıdır; fark edildiği an harekete geçin.
• Alıcıyı bilgilendirmemek. Karşı taraf da o belgeyi kaydediyor; sessizce düzeltme yapmak iki tarafta iki farklı kayıt bırakır.

Sık sorulan sorular

Yanlış kestiğim e-Faturayı silebilir miyim?

Hayır. GİB'e ulaşmış belge silinmez. Yapılabilecek şey senaryoya göre red yanıtı almak ya da iade faturası ile işlemi tersine çevirmektir.

Temel mi ticari mi kesmeliyim?

Ticari senaryo alıcıya red hakkı verdiği için hata düzeltmeyi kolaylaştırır; temel senaryo daha basittir ama düzeltme yolu dardır. Karşı tarafın talebi yoksa temel yaygın olandır. Sık hata yapılan bir süreçte ticari senaryo düşünülebilir.

İptal ettiğim belge kontör yakar mı?

Çoğu entegratörde yakar — belge zaten üretilip iletilmiştir. Sık iptal yapıyorsanız kontör tüketiminiz beklediğinizden yüksek çıkabilir.

Alıcı reddederse fatura yok mu sayılır?

Ticari senaryoda red edilen fatura hükümsüz kalır ve muhasebeleştirilmez. Yine de sistemde kaydı görünür; "hiç olmamış" değil, "reddedilmiş" olur.