e-Fatura Nasıl Kesilir? Adım Adım ve Hata Mesajlarıyla

e-Fatura kesmek, kâğıt faturaya göre daha az adım içerir ama geri alınamaz bir adım vardır: gönder. Bu yazı, faturayı kesmeden önce nelere bakacağınızı ve süreci adım adım anlatıyor.

Faturayı kesmeden önce: dört kontrol

1. Cari bilgileri tam mı? Unvan, vergi dairesi ve vergi numarası eksiksiz olmalı. Vergi numarası hatalıysa belge gönderilemez; unvan hatalıysa gider ama karşı taraf reddedebilir.
2. Ürün birimi ve KDV oranı doğru mu? Birim standarda uymalı (adet, kg, metre…). Yanlış KDV oranı sonradan düzeltilemez, iade faturası gerektirir.
3. Kontör var mı? Kontör bitmişse belge gitmez.
4. Belge tipi doğru mu? Bunu sistem seçer ama gördüğünüzden emin olun — alıcı kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv.

Adım adım

1. Müşteriyi seçin. Sistem, vergi numarasıyla GİB'e sorar: bu mükellef e-Fatura kullanıcısı mı? Cevaba göre belge tipi kendiliğinden belirlenir. Yeni bir cariyse vergi numarasını girer girmez unvan bilgisi de doğrulanabilir.

2. Senaryoyu belirleyin. e-Faturada iki senaryo vardır:

• Temel fatura: alıcı sistem üzerinden red gönderemez. Basit ve yaygın olan budur.
• Ticari fatura: alıcı belirli süre içinde kabul ya da red yanıtı verebilir. Karşı taraf talep ediyorsa kullanılır.

3. Satırları girin. Ürün, miktar, birim fiyat, iskonto, KDV. İskonto KDV'den önce uygulanır; matrah iskonto sonrası tutardır.

4. Ek bilgileri kontrol edin. Sipariş numarası, irsaliye referansı, ödeme şekli, not. Bunlar zorunlu değildir ama karşı tarafın mutabakatını kolaylaştırır.

5. Kaydedin ve gönderin. Belge UBL biçimine çevrilir, mali mühürle imzalanır, entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Numarayı sistem verir.

6. Durumu izleyin. Gönderilen belge anında "kabul edildi" olmaz; bir işlem sırası vardır. Programınızda belgenin durumu görünmelidir: gönderildi, GİB'e ulaştı, alıcıya iletildi, hata.

Belge durumları ne anlama gelir?

• Taslak: henüz gönderilmedi, hâlâ düzenlenebilir.
• Gönderiliyor / kuyrukta: entegratöre iletildi, GİB'e aktarılıyor.
• Başarılı: GİB kabul etti, belge resmen düzenlendi.
• Hatalı: reddedildi. Hata mesajı genelde alan bazındadır (vergi numarası, birim kodu, tarih).
• Yanıt bekliyor: ticari senaryoda alıcının kabul/red yanıtı bekleniyor.

"Hatalı" durumda kalan belge düzenlenmemiş sayılır; düzeltip yeniden göndermeniz gerekir.

En sık karşılaşılan hata mesajları

• Vergi numarası bulunamadı: cari kartındaki numara yanlış ya da eksik hane.
• Geçersiz birim kodu: "adet" yerine serbest metin yazılmış olabilir; birim standart listeden seçilmeli.
• Tarih hatası: düzenleme tarihi ileri bir tarih olamaz.
• Toplam tutmuyor: satır toplamları ile genel toplam arasında kuruş farkı; genelde yuvarlama kaynaklıdır.
• Mükellef e-Fatura kullanıcısı değil: e-Arşiv kesilmesi gerekirken e-Fatura denenmiş.

e-Arşiv faturada farklar

Süreç aynıdır, iki fark vardır:

• İletim size aittir. Belge GİB üzerinden alıcıya düşmez; e-posta ile göndermeniz ya da çıktısını vermeniz gerekir.
• Bildirim rapor ile yapılır. Düzenlenen e-Arşiv faturaları toplu rapor hâlinde GİB'e bildirilir ve raporun gönderim süresi vardır.

Sık sorulan sorular

Faturayı gönderdikten sonra düzeltebilir miyim?

Hayır. Gönderilen ve GİB'in kabul ettiği belge kesinleşir. Düzeltme, senaryoya göre red yanıtı ya da iade faturası ile yapılır. Bu yüzden gönder düğmesinden önceki kontrol kâğıt düzendekinden daha önemlidir.

Belge numarasını kendim verebilir miyim?

Hayır. Seri ve sıra numarası sistem tarafından verilir. Programınız e-Fatura açıkken numara alanını kilitlemiyorsa, elle girdiğiniz numara ile gerçek numara ayrışır ve mutabakat bozulur.

İnternet kesilirse fatura kesemez miyim?

e-Fatura çevrim içi bir süreçtir; belge GİB'e ulaşmadan düzenlenmiş sayılmaz. Kesintiye karşı yapılabilecek şey, faturayı taslak olarak hazırlayıp bağlantı gelince göndermektir.

Aynı faturayı iki kez gönderirsem ne olur?

İki ayrı belge numarası ile iki ayrı fatura oluşur ve müşteriniz iki kez borçlandırılır. Düzeltmesi iade faturası gerektirir. Programınızda mükerrer belge uyarısı varsa açık tutun.