Stok Takibi Programı Nasıl Seçilir? Demoda Yapılacak 5 Deneme

Stok takibi programı seçerken sorulan ilk soru genellikle "kaç para?" olur. Oysa asıl soru şudur: bu program, benim depomdaki hareketi olduğu gibi kaydedebiliyor mu? Kaydedemiyorsa fiyatı önemsizdir; birkaç ay sonra yine Excel'e dönersiniz.

Önce kendi ihtiyacınızı yazın

Demo izlemeden önce şu altı soruyu kendi işletmeniz için cevaplayın. Cevaplar, aşağıdaki özelliklerden hangilerinin zorunlu olduğunu belirler:

1. Kaç kalem ürün var, kaç tanesi düzenli hareket görüyor?
2. Kaç depo/şube var? Aralarında transfer oluyor mu?
3. Ürünlerin varyantı (renk, beden, parti, seri no) var mı?
4. Üretim yapıyor musunuz? Reçete gerekiyor mu?
5. E-ticaret/pazaryeri satışı var mı?
6. Programı kaç kişi kullanacak, kim neyi görebilmeli?

Bakılacak özellikler

Zorunlu olanlar

• Hareket bazlı bakiye. Bakiyenin elle düzeltilebildiği bir sistemde hiçbir sayı güvenilir değildir. Düzeltme sayım fişiyle yapılmalı ve iz bırakmalıdır.
• Negatif stok kontrolü. Elde olmayan maldan satışa en azından uyarı vermeli.
• Barkod desteği. Satış ve sayım ekranında okuyucuyla çalışabilmeli. Ayrıntısı burada.
• Maliyet yöntemi. FIFO ya da ağırlıklı ortalamayı gerçekten uygulamalı; "son alış fiyatı" maliyet değildir.
• Sayım fişi. Sayım farkını belgeye bağlayabilmeli.
• Faturaya bağlı çalışma. Stok, fatura kesildiğinde kendiliğinden düşmeli; çift kayıt istemiyorsanız stok ve ön muhasebe aynı programda olmalı.

İşinize göre gerekenler

• Çok depo ve depolar arası transfer
• Varyant, parti ve son kullanma tarihi takibi
• Reçete ve üretim fişi
• Pazaryeri entegrasyonu ve stok eşitleme
• Kullanıcı yetkileri (kim maliyeti görebilir?)

Demoda yapılacak beş deneme

Sunum izlemek yerine kendi verinizle şunları deneyin; her biri gerçek bir günü temsil eder:

1. Bir ürünü baştan sona geçirin: kart açın, alış faturasıyla girin, satış faturasıyla düşün, bakiyeyi kontrol edin.
2. Bir iade yapın. Çoğu programda giriş kolay, iade zordur.
3. Sayım farkı yaratıp düzeltin. Düzeltmenin izi kalıyor mu?
4. Aynı ürünü iki farklı fiyatla alıp satın. Rapordaki maliyet beklediğiniz yöntemle hesaplanıyor mu?
5. Veriyi dışa aktarın. Ürün ve hareket listesini Excel/CSV olarak alabiliyor musunuz? Alamıyorsanız verinize erişiminiz yok demektir.

Fiyatın görünmeyen kısmı

Aylık ücret tek kalem değildir. Toplamı çıkarırken şunları da sayın: kullanıcı başı ek ücret, e-fatura kontör bedeli, entegrasyon ücreti, eğitim/kurulum bedeli ve veri aktarım maliyeti. İki programın "aylık 300 TL" fiyatı, kullanıcı sayısı ve kontörle birlikte üç katına kadar ayrışabilir.

Geçiş: en çok atlanan adım

Program seçimi kadar önemlisi, mevcut verinizin nasıl taşınacağıdır. Sorulacak üç soru:

• Ürün kartlarını ve açılış stoğunu Excel'den maliyetiyle birlikte aktarabiliyor muyum?
• Cari bakiyeleri ve açık faturaları taşıyabiliyor muyum?
• Bir hata olursa aktarımı geri alabiliyor muyum?

Geçiş için en uygun tarih dönem başıdır; ay ortasında geçiş yaparsanız aynı ayın verisi iki sistemde bölünür.

Karar cümlesi

İyi bir stok programı, deponuzdaki gerçeği zorlamadan kaydedebilen programdır. Kendi akışınızı programın istediği şekle sokmak zorunda kalıyorsanız, o program sizin işiniz için değildir. Genel seçim kriterleri için ön muhasebe programı nasıl seçilir yazısına da bakın.