Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir? 12 Maddelik Kontrol Listesi

Ön muhasebe programı seçmek, özellik listesi karşılaştırmakla bitmez. Listelerdeki maddelerin çoğu her programda vardır; fark, o özelliğin işinizin akışına oturup oturmadığındadır. Aşağıdaki on iki başlık, demo hesabı açtığınız ilk yarım saatte gerçekten sınamanız gereken şeyler.

1. Faturayı kaç adımda kesiyorsunuz?

Günde on fatura kesiyorsanız, fatura ekranındaki her fazladan tık ayda üç yüz tık demektir. Demo hesabında gerçek bir faturanızı baştan sona girin ve sayın: müşteri seçmek, ürün eklemek, iskonto uygulamak, kaydetmek kaç adım sürüyor? Ürün ararken kod ve isimle birlikte arayabiliyor musunuz? Fiyat, KDV oranı ve birim ürün kartından kendiliğinden geliyor mu?

2. Fatura kesince stok, cari ve kasa kendiliğinden işleniyor mu?

Bir ön muhasebe programının asıl işi budur. Fatura kaydedildiğinde stok düşmeli, müşterinin cari borcu artmalı, peşin tahsilat girildiyse kasa hareketi oluşmalı. Bu bağlantıların kurulmadığı bir program, üzerine renk sürülmüş bir Excel'dir. Demoda faturayı kesin, sonra stok ve cari ekranını açıp rakamların değiştiğini gözünüzle görün.

3. e-Fatura ve e-Arşiv gerçekten çalışıyor mu?

"e-Fatura desteği var" cümlesi tek başına bir şey ifade etmez. Sorulacak sorular: Hangi entegratörlerle çalışıyor? Kontör/paket ücreti programın fiyatına dahil mi, ayrı mı? Gelen faturaları da çekiyor mu, yoksa yalnızca gönderiyor mu? Gelen faturayı tek tıkla alış faturasına dönüştürebiliyor musunuz? İptal ve red süreçleri ekranda var mı?

Bir de şu var: e-faturaya geçtiğinizde belge numarasını artık sistem verir. Programın numara alanını buna göre kilitleyip kilitlemediğine bakın — kilitlemiyorsa elle girilen numara ile gerçek numara ayrışır.

4. Kendi kâr rakamınızı görebiliyor musunuz?

Ciro her programda görünür; kârlılık görünmez. Ürün bazında alış-satış farkı, müşteri bazında kârlılık, kategori bazında dağılım varsa program size karar aldırır. Yoksa yalnızca kayıt tutturur.

5. Yetkiler ne kadar ince ayarlanabiliyor?

Çalışanınız fatura kesebilsin ama silemesin; raporları görmesin; alış fiyatlarını görmesin. Bu ayrımı yapamayan bir programda tek çözüm herkese tam yetki vermektir — ve tam yetki verilen bir düzende silinen kaydın izini sürmek çoğu zaman mümkün olmaz. Kayıt kütüğü (kim, ne zaman, neyi değiştirdi) olup olmadığını da sorun.

6. Verilerinizi geri alabiliyor musunuz?

Bu, listelerde hiç geçmeyen ama en kritik maddedir. Programdan ayrılmaya karar verdiğinizde cari kartlarınızı, ürünlerinizi, faturalarınızı Excel ya da CSV olarak dışarı alabiliyor musunuz? Alamıyorsanız, verinize erişiminiz sağlayıcının insafına kalmış demektir. Aynı şekilde: mevcut Excel dosyalarınızı ya da eski programınızın çıktısını içeri aktarabiliyor musunuz?

7. Mobil tarafta ne kadarı çalışıyor?

"Mobil uygulaması var" ile "mobilde iş yapılıyor" farklı şeylerdir. Sahada fatura kesebiliyor, tahsilat girebiliyor, cari bakiyeye bakabiliyor musunuz? Yoksa uygulama yalnızca rapor mu gösteriyor? Fişin fotoğrafını çekip gider kaydına iliştirebilmek, saha ekibi olan işletmelerde tek başına belirleyici olabilir.

8. Fiyatlandırma nasıl kurgulanmış?

Bakılacak üç nokta: kullanıcı başına mı yoksa firma başına mı ücretlendiriyor; hangi modüller ek ücretli; fatura adedi ya da kayıt sayısı sınırı var mı. İşiniz büyüdüğünde faturanızın nasıl değişeceğini bugünden hesaplayın. Yıllık ödemede indirim varsa, o indirimi almadan önce ürünü bir ay gerçekten kullanın.

9. Deneme süresinde her şey açık mı?

Kısıtlı bir demo, ürünü değerlendirmenizi engeller. Deneme süresinde tüm modüllerin açık olması, kredi kartı istenmemesi ve deneme sonunda verinizin silinmemesi (hesabınızı dondurup geri dönebilmeniz) iyi işarettir.

10. Destek gerçekten var mı?

Destek kanalını deneme süresinde test edin: bir soru yazın ve dönüş süresini ölçün. Telefon, e-posta, uygulama içi talep — hangisi varsa kullanın. Ay sonu kapanışında cevap alamamak, ucuz programın en pahalı tarafıdır.

11. Kesintiler ve yedekleme

Programın çalıştığı sunucular nerede? Verileriniz Türkiye'de mi barındırılıyor? Yedek ne sıklıkla alınıyor ve bir arıza durumunda geri dönüş süresi ne? Bu sorulara net cevap veremeyen bir sağlayıcı, muhtemelen bu soruları kendine de sormamıştır.

12. Sizin sektörünüzün özel ihtiyacı

Genel özellikler benzeşir, sektörel ayrıntılar ayrışır. İmalat yapıyorsanız reçete ve üretim fişi; e-ticaret yapıyorsanız pazaryeri entegrasyonu; toptan satış yapıyorsanız müşteriye özel fiyat listesi; hizmet veriyorsanız proje bazlı gelir-gider takibi. Bu ihtiyacı listenin başına yazın, çünkü sonradan eklenmesi en zor olan budur.

Karar verirken kullanabileceğiniz kısa tablo

Sık sorulan sorular

Ücretsiz ön muhasebe programı yeterli olur mu?

Kayıt hacminiz çok düşükse ve e-fatura zorunluluğunuz yoksa başlangıç için olabilir. Ancak ücretsiz sürümlerin çoğunda kullanıcı sayısı, kayıt adedi veya modül kısıtı vardır; asıl mesele, işiniz büyüdüğünde verinizi taşıyabilmenizdir. Dışa aktarımı olmayan ücretsiz bir programa veri girmek, ileride ödenecek bir borçtur.

Muhasebe programı ile ön muhasebe programı aynı şey mi?

Değil. Muhasebe (genel muhasebe) programları yasal defter, mizan ve beyanname üretir; bunları mali müşavirler kullanır. Ön muhasebe programları fatura, cari, stok ve kasa takibi yapar; bunları işletme sahibi ve çalışanları kullanır. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini besler.

Programı değiştirirsem eski kayıtlarım ne olur?

Eski programınızdan cari, ürün ve açık bakiye listelerini dışa aktarıp yeni programa aktarmak standart yoldur. Fatura geçmişinin tamamını taşımak çoğu zaman gerekmez; geçiş tarihindeki açılış bakiyeleri doğru girildiğinde yeni programda raporlar tutar. Eski kayıtları arşiv olarak saklamanız yeterlidir.

Kurulum gerektiren program mı, web tabanlı mı daha iyi?

Web tabanlı programlarda kurulum, güncelleme ve yedekleme sağlayıcının işidir; her cihazdan erişebilirsiniz. Kurulumlu programlarda veri kendi bilgisayarınızdadır ama yedekleme ve birden fazla kullanıcı sorunu size kalır. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğu için web tabanlı olan pratik olanıdır.