Ön muhasebe öğrenmek için muhasebe eğitimi almanız gerekmez. Öğrenilmesi gereken şey bir mantık: her ticari hareketin iki tarafı vardır ve o iki taraf mutlaka bir yere kaydedilir. Bu yazı, sıfırdan başlayan biri için altı haftalık gerçekçi bir yol haritası sunuyor.

Önce şu dört kavramı oturtun

Her şey bu dördünün üzerine kurulur:

Cari hesap: Bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak defteri. Fatura kestiğinizde müşterinin borcu artar, tahsilat aldığınızda azalır.
Stok: Elinizdeki mal. Alış faturası girer, satış faturası çıkarır.
Kasa ve banka: Paranın fiilen durduğu yer. Tahsilat girer, ödeme çıkarır.
Gelir ve gider: Kazandığınız ve harcadığınız. Kâr bu ikisinin farkıdır, banka bakiyesi değil.

Bu dördü arasındaki bağı bir örnekle kurun: 10.000 TL'lik mal sattınız, parayı almadınız. Ne oldu? Stok azaldı, müşterinin cari borcu 10.000 arttı, kasa değişmedi, gelir 10.000 arttı. Parayı bir ay sonra tahsil ettiğinizde: cari borç sıfırlandı, kasa 10.000 arttı, gelir tekrar artmadı. Bu ayrımı kavradığınız an ön muhasebenin yarısını öğrenmiş olursunuz.

Birinci ve ikinci hafta: belgeleri tanıyın

Ön muhasebe belgeye dayanır. Öğrenilecek belgeler ve ne işe yaradıkları:

Fatura: Satışın ya da alışın ticari kanıtı. Üzerinde matrah, KDV ve genel toplam bulunur.
İrsaliye: Malın fiziken sevk edildiğini gösterir. Fatura sonra kesilecekse mal irsaliye ile çıkar.
Fiş: Küçük tutarlı harcamaların belgesi. Gider kaydına dayanak olur.
Dekont: Bankadaki para hareketinin kanıtı.
Makbuz: Tahsilatın ya da ödemenin belgesi.
Çek ve senet: Vadeli ödeme araçları. Portföyde tutulur, ciro edilir ya da tahsile verilir.

Bu iki haftada yapacağınız iş basit: gelen her belgeye bakın ve "bu hangisi, hangi kayda dayanak olur" diye kendinize sorun.

Üçüncü hafta: kart açmayı öğrenin

Kayıt tutmadan önce kartlar kurulur. Cari kartta unvan, vergi dairesi ve numarası, adres, telefon; ürün kartında kod, ad, birim, KDV oranı, alış ve satış fiyatı bulunur.

Bu haftanın altın kuralı: aynı şeyi iki kart olarak açmayın. "Ahmet Tic." ve "Ahmet Ticaret Ltd." iki ayrı cari olarak birikirse, ikisinin de bakiyesi yanlış görünür. Kart açarken vergi numarasını yazma alışkanlığı bu hatayı büyük ölçüde önler.

Dördüncü hafta: günlük kayıt

Artık kayıt girmeye başlayabilirsiniz. Sıra şudur:

Satış faturasını kesin (müşteri, ürün, miktar, fiyat, KDV)
Peşin tahsilat varsa tahsilatı girin ve faturayla eşleştirin
Alış faturalarını girin
Gün içindeki nakit giderleri kaydedin

Dördüncü maddedeki "eşleştirme" en çok atlanan iştir. Para geldi ama hangi faturanın karşılığı belli değilse, "vadesi geçen alacak" raporu anlamını yitirir.

Beşinci hafta: kontrol ve mutabakat

Kayıt girmeyi öğrendikten sonra sıra doğruluğu sınamaya gelir:

Kasa sayımı: Fiziken kasada duran para ile programdaki kasa bakiyesi aynı mı?
Banka mutabakatı: Ekstredeki hareketler ile kayıtlarınız örtüşüyor mu?
Cari mutabakat: Müşterinin defterindeki bakiye ile sizinki aynı mı?
Stok sayımı: Rafta duran ile kayıtta görünen aynı mı?

Dördü de tutuyorsa ön muhasebeniz sağlıklıdır. Tutmuyorsa, farkın nedenini bulmak öğrenmenin en öğretici kısmıdır.

Altıncı hafta: rapor okuma

Son adım, kaydın karşılığını görmek. Okumayı öğrenmeniz gereken raporlar:

Cari yaşlandırma: Alacaklarınızın ne kadarı vadesinde, ne kadarı gecikmiş.
Stok durumu: Hangi ürün eridi, hangisi elde kaldı.
Gelir-gider: Ay içinde ne girdi, ne çıktı.
Kârlılık: Hangi ürün ve hangi müşteri kazandırıyor.

Rapor okumak, ön muhasebenin kayıt tutmaktan farklı ve asıl değerli tarafıdır. Kayıt geçmişi anlatır, rapor kararı belirler.

Ön muhasebe ne kadar sürede öğrenilir?

Yukarıdaki planı her gün bir saat ayırarak izlerseniz temel kayıt düzenini dört ila altı haftada oturtursunuz. Kendinizi rahat hissetmeniz ise genellikle iki ay sonu kapanışını kendi elinizle yaptıktan sonra olur; tutmayan bir rakamın sebebini bulmak, kayıt mantığını hiçbir dersin öğretemeyeceği kadar iyi öğretir. Süreyi uzatan şey konunun zorluğu değil, belgeleri biriktirip ay sonunda topluca girmektir.

Ön muhasebe zor mu?

Hayır; ön muhasebe ileri matematik istemez, dört işlem ve düzen ister. Zorlanılan yer genellikle kavramlardır: ciro ile kârı, tahsilat ile geliri, KDV ile kendi parasını ayırt etmek. Bu üç ayrımı oturttuğunuzda geri kalanı tekrardır. Bilmediğiniz bir terimle karşılaştığınızda ön muhasebe terimleri sözlüğümüze bakabilirsiniz; yeni başlayanlar için temel terimleri tek sayfada açıkladık.

Ön muhasebe eğitimi nereden alınır?

Halk Eğitim Merkezleri: Birçok ilde dönem dönem ücretsiz ön muhasebe ve bilgisayarlı muhasebe kursları açılır; kayıt dönemlerini bulunduğunuz ilçenin Halk Eğitim Merkezi'nden öğrenebilirsiniz.
Üniversitelerin sürekli eğitim merkezleri: Sertifikalı, genellikle ücretli programlar sunar.
Online kaynaklar: Video dersler kavramları anlatmakta iyidir, ama pratik yerine geçmez. Bu rehberdeki yazıları sırayla okumak için ön muhasebe rehberimize bakın.
İşin içinde öğrenmek: En kalıcı yol, gerçek bir işletmenin bir aylık belgesini baştan sona kaydetmektir.

Günlük ön muhasebe nasıl tutulur?

Öğrenme sürecinin sonunda her gün aynı küçük düzeni kurarsınız:

Gün içinde kesilen ve gelen faturaları kaydedin.
Kasa ve bankaya giren çıkan parayı işleyin, tahsilat ve ödemeyi ilgili cariye bağlayın.
Fiş ve masraf belgelerini gider olarak girin.
Gün sonunda kasa bakiyesini sayılan parayla karşılaştırın.

Kâğıt ve Excel ile başlamak isterseniz Excel ile ön muhasebe yazımızda bir şablon kurduk; Excel'in nerede yetersiz kaldığını da aynı yazıda anlattık.

Öğrendiklerinizi bir programda deneyin

Kavramları okumak ile kayıt girmek arasında büyük fark vardır. Bir ön muhasebe programı üzerinde örnek bir firma açıp bir haftalık belgeyi girmek, bu planın her adımını uygulamalı görmenizi sağlar. HesapX'i 14 gün boyunca kart bilgisi vermeden deneyebilirsiniz; faturayı kestiğinizde stoğun düşmesini, cari borcun ve kasa hareketinin oluşmasını kendi gözünüzle görürsünüz.

Öğrenirken en sık yapılan yanlışlar

Ciroyu kâr sanmak. Ciro büyük olabilir, giderler onu tamamen yiyebilir.
Tahsilatı gelir sanmak. Gelir fatura kesildiğinde doğar, para geldiğinde değil.
KDV'yi kendi paranız sanmak. Tahsil ettiğiniz KDV size ait değildir, devlete aktarılacaktır.
Ay sonuna biriktirmek. Otuz günlük belgeyi tek oturumda girmek hem hata üretir hem de o ay boyunca kör kalmanıza yol açar.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe öğrenmek için sertifika şart mı?

Kendi işletmenizin kaydını tutmak için şart değildir. Bir işletmede ön muhasebe elemanı olarak çalışmak istiyorsanız sertifika işe girişte yardımcı olabilir, ama işverenlerin çoğu program kullanabilme ve belge okuyabilme becerisine bakar.

Ne kadar sürede öğrenilir?

Temel kayıt düzenini kavramak dört ila altı hafta sürer. Asıl öğrenme, ilk ay sonu kapanışında olur: mutabakat yaparken tutmayan rakamı aramak, kayıt mantığını her şeyden daha iyi öğretir.

Muhasebe bilmeden program kullanabilir miyim?

Evet. Modern ön muhasebe programları borç-alacak mantığını arka planda kendisi kurar; sizden fatura, tahsilat ve gider gibi günlük işlemleri girmenizi ister. Yine de yukarıdaki dört kavramı bilmeniz, raporları doğru okumanız için gereklidir.

Ön Muhasebe Nasıl Öğrenilir? Sıfırdan Altı Haftalık Yol Haritası