e-Fatura rehberi:
nedir, kimler zorunlu, nasıl kesilir?

e-Fatura, kâğıt faturanın elektronik karşılığı değildir; farklı bir süreçtir. Belge numarasını siz vermezsiniz, belge karşı tarafa elden ya da postayla değil Gelir İdaresi üzerinden ulaşır, gönderilen belge tek taraflı iptal edilemez. Bu rehber, e-Fatura ve e-Arşiv düzenini sıfırdan kurmak ve günlük işleyişte tıkanmamak için bilmeniz gereken her şeyi topluyor.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye: hangisi ne?

Üçü sık karıştırılır. En kısa ayrım:

• e-Fatura, alıcısı da sistemde kayıtlı olan taraflara düzenlenir. Belge GİB üzerinden karşı tarafın sistemine düşer; e-posta göndermenize gerek yoktur, zaten oradadır.
• e-Arşiv fatura, alıcısı sistemde kayıtlı olmayan taraflara (nihai tüketiciler ve henüz geçmemiş firmalar) düzenlenir. Alıcıya e-posta ile ya da kâğıt çıktısıyla iletilir.
• e-İrsaliye, malın sevkini gösteren irsaliyenin elektronik hâlidir. e-Faturadan ayrı bir mükellefiyettir — e-Fatura kullanıyor olmanız e-İrsaliye kesebileceğiniz anlamına gelmez.

Karar tek soruyla verilir: alıcı sistemde kayıtlı mı? Kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv. Bu sorgu her fatura öncesinde otomatik yapılır; elle takip edilecek bir şey değildir.

Kimler kullanmak zorunda?

Zorunluluk üç yoldan doğar:

1. Ciro haddi. Belirli bir brüt satış hasılatını aşan mükellefler ertesi yıl geçmek zorundadır. Had rakamı tebliğlerle değişir; kendi durumunuz için güncel eşiği mali müşavirinize ya da GİB duyurularına doğrulatın.
2. Sektör. Ciroya bakılmaksızın zorunlu tutulan faaliyet alanları vardır: aracı hizmet sağlayıcılar ve internet üzerinden satış yapanlar, akaryakıt, sebze-meyve komisyoncuları, konaklama ve daha başkaları.
3. İsteğe bağlı geçiş. Zorunlu olmasanız da başvurabilirsiniz. Müşterilerinizin çoğu e-Fatura kullanıcısıysa geçmek işinizi kolaylaştırır.

Bir kez geçtikten sonra geri dönüş yoktur; kâğıt fatura kesemezsiniz.

Portal mı, entegratör mü, doğrudan entegrasyon mu?

Üç yöntem var ve seçim hacme göre yapılır:

• GİB Portal: Ücretsiz, GİB'in kendi ekranından tek tek fatura kesersiniz. Düşük hacimde yeterli, ama muhasebe programınızla konuşmaz — aynı faturayı iki kez girersiniz.
• Özel entegratör: Yetkili bir sağlayıcı belgeleri sizin adınıza GİB'e iletir. Ön muhasebe programınız entegratöre bağlanır, fatura tek yerden kesilir. Kontör ya da paket ücreti vardır.
• Doğrudan entegrasyon: Kendi sisteminizi GİB'e bağlarsınız. Teknik ekip ve sürekli bakım gerektirir; yalnız çok yüksek hacimde mantıklıdır.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük çoğunluğu için doğru yol entegratördür.

Süreç nasıl işler?

Bir satış faturasının yolculuğu:

1. Faturayı programınızda hazırlarsınız (müşteri, ürün, miktar, KDV).
2. Sistem alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını sorgular ve belge tipini kendisi seçer.
3. Belge UBL denen standart XML biçimine çevrilir.
4. Mali mühürle imzalanır ve entegratör üzerinden GİB'e iletilir.
5. e-Fatura ise alıcının gelen kutusuna düşer; e-Arşiv ise alıcıya e-posta ile gönderilir.
6. Belge numarası ve seri sistem tarafından verilir.

Son madde ön muhasebe açısından kritiktir: e-Faturaya geçtiğinizde belge numarasını elle yazamazsınız. Programınız numara alanını buna göre kilitlemiyorsa, elle girilen numara ile gerçek numara ayrışır ve mutabakat bozulur.

Gelen faturalar: yarısı burada

e-Fatura yalnızca göndermek değildir. Tedarikçileriniz de size e-Fatura keser ve bu belgeler gelen kutunuza düşer. Yapmanız gerekenler:

• Düzenli çekmek. Gelen faturayı sistemden almazsanız haberiniz olmaz; KDV indirimini kaçırırsınız.
• Alış kaydına dönüştürmek. Gelen belgeyi tek tıkla alış faturasına çevirebilmelisiniz; elle yeniden girmek hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır.
• Ticari faturalara yanıt vermek. "Ticari" senaryoda gönderilen faturayı kabul ya da red etmeniz gerekir ve bunun bir süre sınırı vardır. Sessiz kalmak kabul sayılır.

İptal, itiraz ve iade

Kâğıt faturayı yırtabilirsiniz; e-Faturayı yırtamazsınız. Yanlış kesilen bir belge için yol, senaryoya göre değişir:

• Temel senaryo ile gönderilen fatura sistem üzerinden reddedilemez; düzeltme iade faturası ile ya da harici itiraz yollarıyla yapılır.
• Ticari senaryo ile gönderilen fatura, süresi içinde alıcı tarafından reddedilebilir.
• e-Arşiv fatura düzenlendiği gün içinde iptal edilebilir; sonrasında iade faturası gerekir.

Bu yüzden e-Faturada "kaydet ve gönder" düğmesine basmadan önceki kontrol, kâğıt düzenden çok daha önemlidir.

e-Arşiv raporu

e-Arşiv faturaları GİB'e anlık gitmez; düzenlenen belgeler rapor hâlinde bildirilir ve bu raporun bir gönderim süresi vardır. Entegratör kullanıyorsanız rapor genelde otomatik gider, ama gittiğini doğrulamak sizin sorumluluğunuzdadır. Gönderilmemiş rapor, farkına varılana kadar sessizce birikir.

Kontör ve maliyet

Entegratörler belge başına kontör satar. Bilmeniz gerekenler:

• Kontör genelde giden belge için harcanır; gelen faturalar çoğu pakette ücretsizdir.
• İptal edilen belge de kontör yakmış olabilir.
• Kontör bittiğinde fatura kesilemez — bu, ayın son günü keşfedilecek bir şey değildir. Programınız kalan kontörü göstermeli ve azaldığında uyarmalıdır.

Ön muhasebe tarafında neler değişir?

e-Faturaya geçen bir işletmede kayıt düzeninin dört noktası etkilenir:

1. Cari kartlar. Vergi numarası artık kritik bir alandır; yanlışsa belge gönderilemez.
2. Belge numarası. Sistem verir, elle girilmez.
3. Ürün tanımları. Birim ve KDV oranı standarda uymak zorundadır.
4. Arşiv. Belgeler elektronik olarak saklanır; çıktı almak saklama yerine geçmez.

Ön muhasebe düzeninizin tamamı için Ön Muhasebe Rehberi'ne bakabilirsiniz.

Sık yapılan beş hata

1. Alıcının mükellefiyetini sorgulamadan belge tipi seçmek. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv kesilirse belge geçersizdir.
2. Gelen faturaları çekmemek. İndirilecek KDV kaybı doğrudan paradır.
3. Ticari faturaya yanıt vermemek. Süre geçince itiraz hakkı kalmaz.
4. Kontörü takip etmemek. Fatura kesilemeyen bir gün, satışın durduğu gündür.
5. e-Arşiv raporunu doğrulamamak. Otomatik gittiğini varsaymak yeterli değildir.

Aşağıdaki bölümler bu başlıkların her birini tek tek açıyor.