e-İrsaliye Nedir? e-Faturadan Farkı ve İrsaliye Yanıtı

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. En sık yapılan yanlış varsayım şudur: "e-Fatura kullanıyorum, o zaman e-İrsaliye de kesebilirim." Kesemezsiniz — ayrı bir mükellefiyettir, ayrı başvuru gerekir ve karşı tarafın da kullanıcı olması şarttır.

e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark

İkisi farklı şeyleri belgeler:

• e-Fatura ticari işlemi belgeler: tutar, KDV, tarafların yükümlülüğü.
• e-İrsaliye malın fiziken sevk edildiğini belgeler: ne, ne kadar, nereden nereye, hangi araçla, ne zaman.

Mal ile fatura birlikte gidiyorsa ayrı irsaliyeye gerek olmayabilir; mal önce gidiyorsa irsaliye zorunludur. Fatura ile irsaliyenin ne zaman hangisinin gerektiği ayrı bir yazının konusu.

Kimler kullanmak zorunda?

e-İrsaliye zorunluluğu belirli sektörlere ve şartlara bağlıdır — akaryakıt, şeker, demir-çelik, sebze-meyve ticareti, gübre, maden gibi alanlar ile e-Fatura kullanıcısı olup belirli ciro şartlarını taşıyanlar sayılabilir. Kapsam ve hadler tebliğlerle değişir; kendi durumunuzu mali müşavirinize doğrulatın.

Zorunlu değilseniz isteğe bağlı geçebilirsiniz, ama pratik bir engel var: karşı taraf da e-İrsaliye kullanıcısı olmalı. Değilse o sevkiyat için kâğıt irsaliye düzenlersiniz. Yani müşterilerinizin çoğu kullanmıyorsa isteğe bağlı geçişin faydası sınırlı kalır.

Nasıl işler?

1. Sevkiyat öncesi e-İrsaliye düzenlenir; belgede fiili sevk tarihi ve saati bulunur.
2. Belge GİB üzerinden alıcının sistemine iletilir.
3. Araçta belgenin kendisi bulunmaz; denetimde belge numarası ya da karekod üzerinden sorgulanır.
4. Alıcı malı teslim aldıktan sonra irsaliye yanıtı gönderir: tamamını kabul, kısmen kabul ya da red.

Dördüncü adım kâğıt düzende olmayan bir aşamadır ve takip edilmesi gerekir.

İrsaliye yanıtı: kâğıtta olmayan adım

Kâğıt irsaliyede teslim alan kişi belgeyi imzalar ve iş biter. e-İrsaliyede alıcı sistem üzerinden yanıt verir:

• Kabul: mal eksiksiz teslim alındı.
• Kısmi kabul: bir kısmı teslim alındı — eksik ya da hasarlı gelen mal burada belgelenir.
• Red: teslim alınmadı.

Kısmi kabul özellikle önemlidir: fiilen 100 adet gönderip 95 adet teslim edilmişse, fatura 95 üzerinden kesilmelidir. Yanıtı takip etmeyen bir işletme 100 üzerinden fatura keser ve mutabakat bozulur.

İptal edilebilir mi?

e-İrsaliye için e-Faturadaki gibi bir iptal belgesi bulunmuyor. Uygulamada karşılığı ikisidir: alıcının red yanıtı ya da iade irsaliyesi düzenlenmesi. Yanlış sevkiyatta ilk yapılacak şey alıcıyı arayıp red yanıtı istemektir.

Ön muhasebe tarafında

• İrsaliye stoğu düşürür, fatura cariyi borçlandırır. İkisi ayrı zamanlarda oluyorsa aradaki dönem takip edilmelidir.
• Faturası kesilmemiş irsaliyeleri listeleyebilmelisiniz. Mal gitmiş, para istenmemiş durumları böyle yakalanır.
• Aynı irsaliye iki kez faturalanmamalı. Faturaya dönüştürülen irsaliye listeden düşmelidir.
• Belge numarasını sistem verir, tıpkı e-Faturada olduğu gibi.

Sık sorulan sorular

e-Fatura kullanıcısıyım, e-İrsaliye de otomatik açılır mı?

Hayır. Ayrı bir başvuru ve mükellefiyet kaydı gerekir. Entegratörünüzün e-İrsaliye hizmeti verip vermediğini de ayrıca teyit edin; her sağlayıcı vermiyor.

Karşı taraf e-İrsaliye kullanmıyorsa ne yaparım?

O sevkiyat için kâğıt irsaliye düzenlersiniz. Sistem, alıcının kullanıcı olup olmadığını sorgulayarak hangisinin gerektiğini gösterebilir.

Araçta çıktı bulundurmalı mıyım?

e-İrsaliyede belgenin kâğıt aslı aranmaz; denetimde elektronik kayıt sorgulanır. Yine de sürücüde belge numarası ya da karekod içeren bir çıktının bulunması pratikte işi kolaylaştırır.

Sevk saatini yazmayı unutursam?

Fiili sevk tarihi ve saati e-İrsaliyenin zorunlu alanlarındandır; sistem genelde boş geçmenize izin vermez. Kâğıt irsaliyede en sık yapılan eksiklik budur ve elektronik düzenin bir faydası da bunu engellemesidir.