GİB Portal mı, Entegratör mü? e-Fatura Yöntemi Nasıl Seçilir

e-Faturaya geçerken verilecek ilk teknik karar budur ve sonradan değiştirmek mümkün olsa da zahmetlidir. Üç yöntem var; seçim marka tercihinden çok fatura hacminize ve programınızla konuşup konuşmayacağına bağlı.

Üç yöntem

GİB Portal — ücretsiz, elle

Gelir İdaresi'nin kendi ekranından tek tek fatura kesersiniz. Ücretsizdir ve ek bir sağlayıcıya bağlı kalmazsınız.

Sorunu: muhasebe programınızla konuşmaz. Faturayı önce portalda kesip sonra programınıza yeniden girersiniz — iki kat iş, iki kat hata. Ayrıca gelen faturaları da elle indirip elle işlemeniz gerekir. Ayda birkaç fatura kesen bir işletme için yeterlidir; ötesinde değildir.

Özel entegratör — yaygın olan

GİB'in yetkilendirdiği bir sağlayıcı belgeleri sizin adınıza iletir. Ön muhasebe programınız entegratöre bağlanır; siz programınızda fatura keser, gerisi arka planda olur.

Maliyeti: belge başına kontör ya da paket ücreti. Avantajı: tek yerden çalışma, gelen faturaların otomatik düşmesi, arşiv ve rapor süreçlerinin sağlayıcıda olması.

Doğrudan entegrasyon — büyük hacim

Kendi sisteminizi GİB'e bağlarsınız. Aracı yoktur, belge başına ücret ödemezsiniz. Karşılığında kendi teknik ekibinizle sistemi kurmanız ve mevzuat değiştikçe güncellemeniz gerekir. Günde binlerce belge kesmeyen bir işletme için maliyeti getirisinden yüksektir.

Entegratör seçerken sorulacak sekiz soru

1. Kullandığım ön muhasebe programıyla hazır bağlantısı var mı? "API'si var" ile "programınızla çalışıyor" farklı şeylerdir. Hazır bağlantı yoksa geliştirme maliyeti size kalır.
2. Gelen faturaları da çekiyor mu? Yalnız gönderim yapan bir kurgu işin yarısını bırakır.
3. Kontör nasıl satılıyor? Paket mi, kullandıkça mı? Kullanılmayan kontör devrediyor mu, yanıyor mu? Yıl sonunda sıfırlanıyor mu?
4. Gelen belge kontör yakıyor mu? Çoğu sağlayıcıda yakmaz, ama sorun.
5. e-Arşiv raporu otomatik gönderiliyor mu ve gönderildiğini nereden doğrulayabiliyorum?
6. e-İrsaliye ve e-Müstahsil de veriyor mu? İleride ihtiyaç doğarsa sağlayıcı değiştirmek zorunda kalmayın.
7. Arşiv süresi ne kadar? Belgeler yasal saklama süresi boyunca erişilebilir kalmalı; sözleşme bitince ne olduğunu şimdi öğrenin.
8. Destek nasıl? Ay sonunda fatura gitmiyorsa kaç dakikada cevap alıyorsunuz? Bu soruyu deneme sürecinde test edin.

Kontör hesabı: gerçek maliyet

Sağlayıcılar genelde belge başına fiyat verir ama karşılaştırmayı zorlaştıran ayrıntılar vardır:

• İptal edilen belge de kontör yakmış olabilir. Sık iptal yapan bir işletmede fark hissedilir.
• Paket kontörün süresi olabilir. Yıllık paket alıp yarısını kullanmamak, birim maliyeti ikiye katlar.
• Ek modüller ayrı ücretli olabilir (e-İrsaliye, e-Müstahsil, ek kullanıcı).

Gerçek maliyeti bulmak için basit bir hesap yapın: yıllık belge sayınız × birim fiyat + sabit ücretler. Sonra bunu bir yıl boyunca ödeyeceğiniz tutar olarak görün.

Sağlayıcı değiştirmek

Mümkündür ve düşündüğünüzden yaygındır. Dikkat edilecekler:

• Eski belgeleriniz ne olacak? Yeni sağlayıcıya taşınabilir mi, yoksa eskisinde mi kalır? Yasal saklama sizin sorumluluğunuzdadır.
• Geçiş boşluğu. Devir sırasında birkaç saat fatura kesilemeyebilir; ay başına denk getirin.
• Kalan kontör iade ediliyor mu? Genelde edilmez; paket alırken bunu hesaba katın.

Sık sorulan sorular

Entegratör kullanmak zorunda mıyım?

Hayır. GİB Portal ücretsizdir ve yasal olarak yeterlidir. Ama portal muhasebe programınızla konuşmadığı için, fatura hacminiz arttıkça çift kayıt yükü entegratör ücretinden pahalıya gelir.

Ön muhasebe programım hangi entegratörle çalışıyor?

Programınızın desteklediği sağlayıcı listesine bakın. Desteklenmeyen bir entegratörle çalışmak, iki sistemi elle birbirine bağlamak demektir. HesapX tarafında e-Belge ayarları ekranından hangi sağlayıcının tanımlı olduğunu görebilirsiniz.

Kontörüm biterse ne olur?

Fatura kesemezsiniz. Bu, satışın durduğu andır ve genelde en kötü zamanda fark edilir. Programınız kalan kontörü göstermeli ve azaldığında uyarmalıdır; uyarı yoksa kendinize aylık bir hatırlatıcı kurun.

Mali mühür ne kadar sürede gelir?

Kamu Sertifikasyon Merkezi'ne başvurulur; üretim ve kargo süresi vardır ve yoğun dönemlerde uzayabilir. Zorunluluk tarihine az kala başvurmak, zorunlu tarihte fatura kesememek anlamına gelebilir — en az birkaç hafta önden başlayın.