e-Arşiv Raporu Nedir, Gittiğini Nasıl Doğrularsınız?

e-Arşiv faturaları, e-Fatura gibi anında GİB'e ulaşmaz. Düzenlediğiniz belgeler toplu hâlde rapor ile bildirilir ve bu raporun bir gönderim süresi vardır. Otomatik gittiğini varsaymak, yıl içinde fark edilmeyen bir eksiklik biriktirmenin en kolay yoludur.

e-Arşiv raporu nedir?

e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan taraflara düzenlenir ve alıcıya doğrudan siz iletirsiniz (e-posta ya da çıktı). Belge GİB'e gitmediği için, Gelir İdaresi düzenlediğiniz belgeleri rapor yoluyla öğrenir.

Rapor, belirli bir döneme ait e-Arşiv faturalarının listesidir: numara, tarih, alıcı, tutar, KDV. Belirlenen süre içinde GİB'e iletilmesi zorunludur.

Kim gönderiyor?

• Özel entegratör kullanıyorsanız raporu genelde sağlayıcı otomatik gönderir. Ama sorumluluk sizde kalır.
• GİB Portal kullanıyorsanız belgeler zaten portalda düzenlendiği için ayrı rapor yükü genelde doğmaz.
• Doğrudan entegrasyondaysanız raporu siz üretir ve gönderirsiniz.

"Otomatik" yeterli değil — doğrulayın

Otomatik gönderim bir vaattir, kanıt değildir. Rapor gitmeyebilir: sağlayıcı tarafında arıza olabilir, hesabınız pasife düşmüş olabilir, bir belgede biçim hatası tüm raporu düşürebilir. Bunların hiçbiri size e-posta ile bildirilmeyebilir.

Ayda bir yapılacak kontrol:

1. Sağlayıcı ekranında rapor durumunu açın.
2. Son gönderim tarihine bakın — bu ayın raporu gitmiş mi?
3. Hata sayısı sıfır mı?
4. Rapordaki belge sayısı, sizin o ay kestiğiniz e-Arşiv fatura sayısıyla tutuyor mu?

Dördüncü madde en önemlisidir ve çoğu zaman atlanır: rapor gitmiş olabilir ama eksik gitmiş olabilir.

Rapor gitmezse ne olur?

Bildirim yükümlülüğü yerine getirilmemiş olur; özel usulsüzlük cezası gündeme gelebilir. Daha sinsi olan tarafı ise şudur: eksiklik aylar sonra fark edilir ve o zaman geriye dönük düzeltme çok daha zahmetlidir.

Ön muhasebe tarafında ne yapmalısınız?

• Kestiğiniz e-Arşiv faturalarının sayısını bilin. Aylık fatura listesinden e-Arşiv olanları süzebilmelisiniz.
• İptalleri takip edin. İptal edilen belge de rapora yansımalıdır.
• Aylık kontrolü takviminize koyun. Ay kapanışında kasa ve banka mutabakatı yaparken bu da listede olsun.

Ay kapanışı düzeni için mutabakat rehberine bakabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

e-Fatura için de rapor gerekiyor mu?

Hayır. e-Fatura zaten GİB üzerinden iletildiği için ayrıca raporlanmaz. Rapor yalnız e-Arşiv faturaları içindir.

Hiç e-Arşiv fatura kesmediğim ay ne olur?

Belge yoksa bildirilecek bir şey de yoktur; ancak sağlayıcınızın boş rapor gönderip göndermediğini teyit edin, uygulama sağlayıcıya göre değişebiliyor.

Raporu geç gönderirsem düzeltebilir miyim?

Geç gönderim mümkündür ama yükümlülük süresi geçmişse ceza riski doğar. Fark ettiğiniz anda göndermek, beklemekten her zaman iyidir; durumu mali müşavirinize de bildirin.

Rapor içeriğini görebilir miyim?

Evet, sağlayıcı ekranında rapor dökümü bulunur. Ayda bir açıp kendi fatura listenizle karşılaştırmak, bu yazının önerdiği tek somut alışkanlıktır.