e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv fatura, en çok karıştırılan iki kavram. İkisi de kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır ve ikisi de aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Ayrıldıkları tek nokta şudur: faturayı kime kesiyorsunuz?

Kısa cevap

• e-Fatura — alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa kesilir. Belge Gelir İdaresi üzerinden doğrudan alıcının sistemine düşer.
• e-Arşiv fatura — alıcı sisteme kayıtlı değilse (nihai tüketici ya da henüz geçmemiş firma) kesilir. Belgeyi alıcıya siz iletirsiniz: e-posta ya da çıktı.

Yani seçim sizin tercihinize bırakılmaz; alıcının durumu belirler.

Karar nasıl verilir?

Fatura keseceğiniz tarafın vergi numarası GİB'in mükellef listesinde sorgulanır:

• Listede varsa → e-Fatura
• Listede yoksa → e-Arşiv fatura

Bu sorgu her fatura öncesinde yapılmalıdır ve elle takip edilecek bir şey değildir. Dün listede olmayan bir firma bugün geçmiş olabilir; programınız güncel listeye bakmıyorsa yanlış tip kesilir.

Yanlış tip ne demek? e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv kesilirse belge karşı tarafın sistemine düşmez ve geçerli sayılmaz. Tersi de olur: kayıtlı olmayan birine e-Fatura denenirse belge zaten gönderilemez.

Yan yana karşılaştırma

Üç fark ki günlük işi değiştirir

1. İletim: biri kendi gider, biri gitmez

e-Fatura karşı tarafın gelen kutusuna düşer; ayrıca e-posta atmanıza gerek yoktur. e-Arşivde belge alıcıya ulaşmaz — iletmek sizin işinizdir. Bunu atlarsanız müşteri faturayı hiç görmez ve tahsilat gecikir.

2. Bildirim: e-Arşivde rapor var

e-Fatura zaten GİB üzerinden geçtiği için ayrıca bildirilmez. e-Arşiv faturaları ise rapor ile toplu olarak bildirilir ve raporun bir gönderim süresi vardır. Entegratör bunu genelde otomatik yapar ama gittiğini doğrulamak sizin sorumluluğunuzdadır. Ayrıntı: e-Arşiv raporu.

3. İptal: e-Arşivde bir günlük pencere var

e-Arşiv fatura düzenlendiği gün içinde iptal edilebilir. e-Faturada böyle bir pencere yoktur; düzeltme, senaryoya göre alıcının red yanıtı ya da iade faturası ile yapılır. Ayrıntı: e-Fatura iptal ve itiraz.

Kimler kullanmak zorunda?

Zorunluluk ciro haddine, faaliyet alanına ya da isteğe bağlı başvuruya dayanır. Hadler tebliğlerle güncellenir, bu yüzden burada rakam yazmıyoruz; kendi durumunuzu mali müşavirinize ya da GİB duyurularına doğrulatın. İnternetteki eski tarihli yazılara güvenmeyin — bu konuda en sık yapılan hata budur.

Ayrıntılı anlatım: Kimler e-Fatura kullanmak zorunda?

Ön muhasebe programınız ne yapmalı?

• Müşteriyi seçtiğiniz anda vergi numarasını sorgulayıp belge tipini kendisi seçmeli
• e-Belge açıkken numara alanını kilitlemeli — numarayı sistem verir
• Gelen faturaları da çekip tek tıkla alış faturasına dönüştürebilmeli
• Kalan kontörü göstermeli ve azaldığında uyarmalı

Bu dördü yoksa e-Fatura süreci programın dışında, elle yürüyor demektir.

Sık sorulan sorular

e-Fatura mı e-Arşiv mi keseceğime ben mi karar veriyorum?

Hayır. Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı belirler. Kayıtlıysa e-Fatura kesmek zorundasınız, değilse e-Arşiv. Sistem bunu sorgulayıp sizin yerinize seçer.

e-Arşiv fatura daha mı az geçerli?

Hayır. İkisi de eşit yasal geçerliliğe sahiptir. Fark hukuki değil, iletim ve bildirim yönündedir.

Nihai tüketiciye kestiğim fatura hangisi?

e-Arşiv fatura. Bireysel müşteriler e-Fatura sisteminde kayıtlı olmadığı için onlara her zaman e-Arşiv düzenlenir ve belge e-posta ile iletilir ya da çıktısı verilir.

Alıcı e-Faturaya geçerse eski müşteri kartını güncellemem gerekir mi?

Cari kartında bir değişiklik yapmanıza gerek yoktur; belge tipi her fatura öncesinde yeniden sorgulanır. Önemli olan vergi numarasının doğru olmasıdır.

İkisi için ayrı ayrı mı başvuru yapılır?

Uygulamaya geçişte ikisi birlikte gelir; e-Fatura mükellefi olan e-Arşiv de düzenler. Ayrı bir mükellefiyet gerektiren belge e-İrsaliyedir — o farklı bir başvuru ister. Ayrıntı: e-İrsaliye nedir?

Kâğıt fatura kesmeye devam edebilir miyim?

Hayır. e-Fatura uygulamasına geçtikten sonra kâğıt fatura düzenleyemezsiniz; elinizdeki matbu belgeler geçersiz hâle gelir ve geri dönüş yoktur.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.